5.8.1. Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный начальнику (заместителю начальника) таможенного органа и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию начальника (заместителя начальника) таможенного органа.
Заместителями начальника таможенного органа направляются докладные записки на имя начальника таможенного органа по координируемым и контролируемым вопросам в соответствии с распределением обязанностей.
Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя начальника таможенного органа по вопросам исполнения данных начальником таможенного органа поручений, а также по вопросам, относящимся к исключительным полномочиям начальника таможенного органа.
Докладная записка на имя начальника таможенного органа, подготовленная структурным подразделением, в обязательном порядке визируется соответствующим заместителем начальника таможенного органа.
Структурными подразделениями направляются докладные записки на имя заместителей начальника таможенного органа по вопросам, координируемым и контролируемым заместителями начальника таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей.
Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование таможенного органа (структурного подразделения), адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе.
Образцы оформления докладных записок приведены в приложении N 13.
5.8.2. Служебная записка
Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений: запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения и другие. Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, вид документа, дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе, при необходимости - ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.
Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 14.
5.8.3. Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.