Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в управлении Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации и в Межрегиональной инспекции Федеральной налоговой службы (с изменениями на 18 апреля 2019 года) (утратил силу на основании приказа ФНС России от 29.12.2022 N ЕД-7-10/1289@)

12.1. Составление номенклатуры дел

12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении (Межрегиональной инспекции), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение N 10).

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

12.1.2. Номенклатура дел составляется на основе положения об Управлении (Межрегиональной инспекции), его (ее) структуры, штатного расписания, "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", "Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения", "Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" (только раздел 9 "Контроль производства и оборота алкогольной и табачной продукции) (далее - Перечень), а также анализа видов, состава и содержания документации Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.3. Номенклатура дел отдела Управления (Межрегиональной инспекции) (Приложение N 11) составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства данного подразделения, согласуется с подразделением ДОУ, архивом Управления (Межрегиональной инспекции) или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается начальником отдела.

Номенклатуры дел отделов на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.

Вновь созданный отдел Управления (Межрегиональной инспекции) обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в подразделение ДОУ.

12.1.4. На основе номенклатур дел отделов подразделение ДОУ составляет сводную номенклатуру дел Управления (Межрегиональной инспекции).

Сводная номенклатура дел Управления (Межрегиональной инспекции) подписывается начальником подразделения ДОУ, согласуется с экспертной комиссией (далее - ЭК) Управления (Межрегиональной инспекции), с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.

(Абзац в редакции, введенной в действие приказом ФНС России от 18 апреля 2019 года N ММВ-7-10/195@. - См. предыдущую редакцию)

________________

В исключительных случаях, если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела отказывается от сотрудничества с федеральным органом исполнительной власти (отсутствует договор об отношениях и сотрудничестве), допускается утверждение руководителем Управления (Межрегиональной инспекции) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу, после согласования их с ЦЭК Управления (Межрегиональной инспекции).

(Сноска в редакции, введенной в действие приказом ФНС России от 18 апреля 2019 года N ММВ-7-10/195@. - См. предыдущую редакцию)

Сводная номенклатура дел согласуется с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Управлении (Межрегиональной инспекции).

12.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают от подразделения ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае значительных изменений структуры Управления (Межрегиональной инспекции) и функций его (ее) отделов.

12.1.8. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) являются названия отделов, содержащие цифровое обозначение.

Разделы сводной номенклатуры дел должны содержать все отделы утвержденной структуры Управления (Межрегиональной инспекции). Цифровые обозначения отделов присваиваются непосредственно в территориальном налоговом органе и могут не совпадать с порядковыми номерами, указанными в утвержденной структуре Управления (Межрегиональной инспекции).

В отделах, осуществляющих несколько функциональных обязанностей, разделы номенклатуры дел (отделы) допускается разделять на подразделы в соответствии с функциональными обязанностями, и индексацию дел производить в пределах подразделов.

Допускается создавать разделы сводной номенклатуры дел для постоянно действующих комиссий (подкомиссий), рабочих групп и т.д.

12.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Управления (Межрегиональной инспекции).

12.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой "Для служебного пользования".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.11. Графы номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) и отделов заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении (Межрегиональной инспекции) цифрового обозначения отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого отдела Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.