10.3.1. Пометка ограничения доступа к документу
Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Пометка размещается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал.
10.3.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок является обязательным реквизитом и включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" или "о ком?" - "о выделении...", "об изменении..." и т.п.
Приказы (распоряжения) должны иметь соответствующий их содержанию краткий заголовок. Заголовок центрируется относительно текста. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
10.3.3. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения. Соответственно: для протокола - дата заседания, для акта - дата составления.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно, должны иметь одну (единую) дату. Так, если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 16.03.2005. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:
письмо <наименование автора документа> от 16.03.2005 N <...>.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например: 01.02.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 27 января 2005 года.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
10.3.4. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входят индекс дела по номенклатуре и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов. Составные части регистрационного номера пишутся через разделитель без пробелов, например:
03-10/543 или 12-1-01/243,
где (03-10), (12-1-01) - индекс дела по номенклатуре дел (см. п.12.1.8, абз.2; п.12.1.11, абз.2), если дело имеет уточняющие заголовки томов, в качестве индекса дела используется индекс общего заголовка дела;
543, 243 - порядковый номер документа в пределах регистрируемого массива документов.
Регистрационный номер документа, отправленного в электронной форме по СЭД или электронной почте, дополняется знаком @, являющимся неотъемлемой частью номера.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в зоне расположения этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется рядом с датой.
Регистрационный номер документа, изданного совместно Управлением (Межрегиональной инспекцией) и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
10.3.5. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации или ее структурному подразделению, без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Федеральная
налоговая служба
Административное управление