Прием, регистрация и учет конкурсной документации, заявок на участие в запросе котировок, заявок на участие в запросе предложений, поступающих в адрес конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции), регламентируется отдельным приказом Управления (Межрегиональной инспекции).
3.1. Все заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений поступают на регистрацию в подразделение ДОУ на бумажном носителе.
3.2. При регистрации заявок на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений сотрудниками подразделения ДОУ проверяется:
- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившая конкурсная документация возвращается отправителю;
- целостность упаковки конвертов, наличие надписи "Не вскрывать", даты и времени вскрытия конвертов конкурсной комиссией. Материал и конструкция конверта должны исключать ознакомление с вложенными документами без видимого нарушения целостности конверта.
3.3. Подразделение ДОУ без вскрытия конвертов производит регистрацию конвертов в СЭД в БД "Канцелярия экспедиции" с фиксацией даты и времени получения документов, формирует и распечатывает реестр с помощью СЭД-регион.
Если на конверте не указан отправитель, при регистрации в поле "От кого" указывается текст "Конкурсная заявка".
3.4. Конверты с заявками на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии в день регистрации.
3.5. Запросы участников конкурса о разъяснении положений конкурсной документации, поступившие на бумажном носителе, регистрируются незамедлительно в подразделении ДОУ и в тот же день передаются по реестру (реестрам) секретарю конкурсной комиссии.
3.6. Вскрытие конвертов с конкурсной документацией в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляется на заседании конкурсной комиссии.
3.7. После завершения конкурса и подписания договоров по результатам конкурса вся конкурсная документация формируется в отдельное дело в подразделении, отвечающем за договорную работу.