1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.
2. Регистрация обращений, подготовка внутренних и исходящих документов, учет, хранение и передача дел в архив Государственного Совета осуществляются в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.
3. Письменные обращения передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями.
На письменном обращении проставляется регистрационный штамп отдела по работе с обращениями, где указываются дата регистрации и номер обращения.
В случаях когда регистрация письменного обращения осуществляется по реквизитам, указанным на конверте (пакете), без его вскрытия, регистрационный штамп проставляется на внешней стороне конверта (пакета).
На каждое обращение оформляется регистрационная карточка в специальной автоматизированной компьютерной программе.
4. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются и передаются адресатам или исполнителям вместе с текстом обращения.
5. Передача письменных обращений адресатам в Государственном Совете осуществляется отделом по работе с обращениями через отдел делопроизводства и контроля Управления по работе с обращениями граждан и служебной корреспонденцией Аппарата (далее - отдел делопроизводства).
6. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляется по поручению (указанию) руководителя Аппарата.
7. Передача электронных обращений адресатам в Государственном Совете, возврат или передача электронного обращения из одного структурного подразделения Аппарата в другое осуществляются в порядке, установленном для письменных обращений.
8. Исходящие документы по обращениям (сопроводительные письма, напоминания об исполнении обращений, направляемые в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам, ответы и уведомления авторам обращений) передаются для отправки в отдел делопроизводства.
Исходящие документы направляются в государственные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам вместе с оригиналами письменных обращений или текстами электронных обращений, распечатанных на бумажном носителе.
9. Постановка на контроль обращения в специальной автоматизированной компьютерной программе осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
10. Для формирования дела по письменному обращению с оригинала обращения снимается копия. При необходимости с приложенных к обращению документов также снимаются копии.
11. Регистрация поступивших ответов осуществляется отделом по работе с обращениями. Регистрационный штамп отдела по работе с обращениями проставляется на титульной стороне первой страницы ответа.
Регистрация и передача поступивших ответов по обращениям, рассмотренным в структурных подразделениях Аппарата (если реквизиты ответа содержат ссылки на номер исходящего документа структурного подразделения Аппарата), осуществляются работниками отдела по работе с обращениями. После регистрации ответ передается в соответствующее структурное подразделение Аппарата.
12. Для доклада Председателю по письменному обращению с рукописного текста обращения изготавливается его машинописная копия, которая прилагается к оригиналу обращения.
13. Формирование дел по обращениям включает комплектование их следующими документами: оригинал или ксерокопия текста письменного обращения (с приложениями), оригинал или ксерокопия письменных поручений должностных лиц Государственного Совета, руководства Аппарата, оригиналы поступивших из государственных органов, органов местного самоуправления, от должностных лиц ответов.
Списание письменных обращений в дело осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.
14. Дела по письменным обращениям, рассмотренным должностными лицами Государственного Совета в пределах их полномочий, а также дела по письменным обращениям, рассмотренным в структурных подразделениях Аппарата, хранятся в соответствующих структурных подразделениях Аппарата в хронологическом порядке по порядковым номерам обращений граждан.
15. Дела по письменным обращениям имеют постоянный и временный (5 лет ЭПК) сроки хранения.
В дела по письменным обращениям постоянного срока хранения подшиваются письменные обращения, рассмотренные должностными лицами Государственного Совета в пределах их полномочий. После завершения текущего года дела по письменным обращениям постоянного срока хранения передаются в архив Государственного Совета.
В дела по письменным обращениям временного хранения (5 лет ЭПК) подшиваются письменные обращения, рассмотренные структурными подразделениями Аппарата. По истечении указанного срока проводится экспертиза ценности документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, после чего указанные дела по письменным обращениям передаются на хранение в архив Государственного Совета или уничтожаются в установленном порядке.