В соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила), утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19, основополагающим в деятельности архивного учреждения является создание оптимальных условий для обеспечения сохранности документов посредством создания условий, соответствующих общегосударственным требованиям. К ним относятся: реконструкция и ремонт зданий архивов, поддержание определенного уровня температуры и влажности в архивохранилищах, обеспечение противопожарного режима, соблюдение санитарно-гигиенического режима, проведение мероприятий по биологической защите документов, обеспечение пропускного режима в здания архива и хранилища; упорядоченное размещение документов в первичных средствах хранения, проведение работ по ремонту материальной основы документов, их регулярная проверка наличия. Отклонение от нормативных требований ведет к угрозе безвозвратной утраты комплекса информации.
На сегодняшний день государственные архивы Республики Крым обладают крайне ограниченным рядом необходимых современных технических средств и систем для создания и поддержания оптимальных и безопасных условий хранения документов.
Ресурс материально-технической базы Крымгосархива, расположенного в двух специализированных зданиях (по адресам: г. Симферополь, улица Кечкеметская, 3 и ул. Павленко, 1-а), введенных в эксплуатацию в 1975-1976 годах, выработан и нуждается в обновлении на 70%.
Капитальный ремонт помещений архивохранилищ с момента ввода в эксплуатацию не проводился, в результате чего регулярно протекает кровля, образовались сквозные трещины в несущих стенах корпусов N 1 и N 2, подвержен биопоражениям цокольный этаж корпуса N 1, в котором расположено архивохранилище. Требуют замены лифтовое хозяйство, водопроводно-канализационная система и др.
В течение 20 лет не работает система кондиционирования воздуха в полном объеме: вентиляция осуществляется без регулирования температуры, что приводит к резким сезонным колебаниям температуры воздуха в хранилищах от +5°С до 35 °С и весьма негативно сказывается на физическом состоянии материальной основы документов (бумага, пленка и др.).
Не обеспечивается сохранность документов, увязанных в связки, так как для картонирования дел необходимо свыше 3 тыс. коробок, а приобретались ежегодно максимум - 100 штук (при ежегодном приеме до 4 тыс. дел на государственное хранение в Крымгосархив).
В 2012 году остановилась работа по созданию страхового фонда и фонда пользования архивных документов из-за выхода из строя аппарата микрофильмирования.
Государственное казенное учреждение "Государственный архив Республики Крым по личному составу" размещен в приспособленном здании по ул. Шалфейная,1, нуждающемся в расширении и специальном оснащении в соответствии с нормативными требованиями.
Противопожарное состояние государственных архивов не соответствует нормам и требованиям Правил пожарной безопасности в Российской Федерации, так как помещения государственных архивов не оснащены действующими системами автоматического пожаротушения.
Поддержание нормативных показателей температурно-влажностного, светового режимов хранения архивных документов в специализированных и приспособленных помещениях требует значительных финансовых вложений, часть которых представлена в настоящей Программе.