Главным предназначением любого архива в современном обществе является качественное оказание информационных услуг на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Неукоснительное соблюдение законодательно установленных сроков исполнения запросов граждан является одним из показателей эффективной деятельности архивов.
В ходе формирования единого информационного пространства в Российской Федерации доступность архивных документов может быть обеспечена через: предоставление архивных документов пользователям в читальных залах; создание "электронного архива Республики Крым"; подготовку виртуальных выставок архивных документов; размещение в информационно-телекоммуникационной сети Интернет справочно-поисковых средств к архивным документам в электронном виде.
По состоянию на 01 ноября 2015 года остается нерешенной проблема обеспечения беспрепятственного доступа населения к архивным документам. Это вызвано дефицитом площадей читальных залов государственных и муниципальных архивных учреждений, ухудшением физического состояния материальной основы архивных документов, в том числе возникновением биопоражений, угасанием текста в результате длительного хранения в неблагоприятных условиях, а также интенсивного использования и ксерокопирования архивных документов.
Применение современных технологий микрофильмирования и оцифровки архивных документов позволяет обеспечить их сохранность и сделать более доступными для пользователей.
Таким образом, текущее состояние архивной отрасли в связи с проблемами, накопившимися за продолжительный период ограниченного (30-40% от необходимого) финансирования: физическое и моральное старение материально-технической базы Крымгосархива и муниципальных архивных учреждений, а также появившимся в текущем периоде резким увеличением приема документов постоянного хранения и по личному составу на государственное и муниципальное хранение в условиях непрекращающегося процесса ликвидации организаций, и как следствие, многократным увеличением роста числа обращений граждан в архивы, требует безотлагательного решения вопроса о регулярном финансировании архивной отрасли в полном объеме.
Реализация мероприятий Подпрограммы позволит обеспечить:
- создание и развитие интегрированной системы архивного и социального мониторинга, позволяющей обеспечить принятие оптимальных, своевременных и эффективных управленческих решений на основе использования современных информационных технологий. С этой целью планируется осуществлять прогнозно-аналитическую работу при обработке результатов мониторинга, обеспечение органов государственной власти Республики Крым, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, организаций и граждан информацией о месте хранения различных комплексов архивных документов, динамике, масштабах изменения видов носителей документов, оценке угрозы утраты документов, определении предупредительных мер и принятии корректирующих действий по предупреждению утраты, прогнозированию сценариев возможных последствий и оценке ущерба;
- внедрение современных технологических процессов, направленных на повышение производительности труда и эффективности деятельности архивов, в том числе расширение и модернизацию парка современной компьютерной техники, интеграцию имеющихся баз данных в создаваемую единую информационно-поисковую систему, их пополнение и использование, размещение электронных баз данных в информационно-коммуникационной сети Интернет, разработку архивами собственных сайтов;
- повышение эффективности административного регулирования, совершенствование механизмов контроля за соблюдением на территории Республики Крым законодательства Российской Федерации об архивном деле (разработка новых форм плановой документации, расширение круга проверок, привлечение к административной ответственности за несоблюдение законодательства об архивном деле);
- обеспечение стабильной работы архивных учреждений посредством увеличения размеров финансирования из разных источников, в том числе обеспечение условий для реализации предусмотренных задач и функций и оптимизации производственных процессов, увеличение производительности труда.
В результате будут созданы условия для удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций Республики Крым в ретроспективной информации и сохранения для общества и государства исторического наследия, обеспечения повышения качества и сокращения сроков оказания государственных услуг.