Неотъемлемой частью процесса создания электронных информационных ресурсов является обеспечение защиты архивной информации от вмешательства в текст документа и от несанкционированного доступа к документам, имеющим ограничения по доступу, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Наиболее масштабным, трудозатратным и финансовоемким мероприятием является перевод архивных материалов на электронные носители. Осуществление оцифровки архивных документов нецелесообразно без перевода в электронный вид научно-справочного аппарата (описей фондов) к ним. Этот процесс должен опережать масштабный процесс оцифровки архивных дел, так как образ каждого документа должен быть прикреплен к соответствующему делу по описи. Объем массива научно-справочного аппарата Крымгосархива составляет 7343 описи по 60 листов в среднем в каждой. Общее количество листов А4 на сканирование составит около 352464, общее количество образов - примерно 529 235. Поэтому использование труда только сотрудников Крымгосархива недостаточно для осуществления процесса оцифровки архивного фонда Республики Крым.
В рамках реализации настоящей Программы будет формироваться значительный массив электронных документов, полученных в результате перевода архивных описей и архивных документов в электронный вид. В связи с этим требуется проведение работ по оперативной систематизации получаемых файлов, содержащих электронные образы архивных документов, и включению их в программный комплекс "Электронный архив Республики Крым". Предварительный объем наиболее ценных и информативных фондов, которые будут оцифрованы впервые, составляет 19143 дела, 8440608 электронных образов документов. Проведение данных работ позволит начать наполнение модулей "Электронный каталог фондов" и "Фонд пользования" программного комплекса "Электронный архив Республики Крым", что, в свою очередь, значительно повысит уровень информативности программного комплекса "Электронный архив Республики Крым" и степень доступности архивной информации для широкого круга пользователей.
Остро нуждается Крымгосархив в комплексной системе защиты информации для соблюдения порядка работы с документацией с ограниченным доступом, конфиденциальной информацией, а также защиты своего сайта.
Внедрение электронного документооборота, создание и организация архивного хранения электронных аудиовизуальных документов также не проводилось в минувшие годы Крымгосархивом и муниципальными архивными учреждениями из-за отсутствия необходимого компьютерного и серверного оборудования, соответствующего штатного обеспечения.