3.1. Расходование средств признается обоснованным и документально подтвержденным при наличии первичных учетных документов, оформленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. По окончании мероприятий отчетным лицом, ответственным за их проведение, составляется отчет (приложения NN 5, 6 к настоящему Положению), подтверждающий фактически произведенные расходы, с приложением к нему первичных учетных документов.
(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 12.04.2018 N 226-ПП)
В течение трех дней после проведения мероприятий лицо, получившее наличные денежные средства на проведение указанных мероприятий, обязано отчитаться, предоставив в Управление финансово-бухгалтерского учета Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя авансовый отчет с приложением к нему отчета о произведенных представительских расходах и первичных документов, либо внести в кассу неиспользованные денежные средства.
(в ред. Постановлений Правительства Севастополя от 12.04.2018 N 226-ПП, от 27.02.2021 N 64-ПП)
3.3. Затраты на расходы подтверждаются следующими документами:
- правовой акт об осуществлении расходов и (или) программа мероприятий (план, протокол встречи, заседания);
- смета представительских расходов;
- акт о списании материальных запасов установленной формы, подписанный должностным лицом;
список участников мероприятий, включая состав делегации принимающей стороны;
- документы, подтверждающие проживание в гостинице и проезд к месту проведения мероприятия и обратно;
- товарный чек, квитанция или другой документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (услугу);
- отчет о произведенных представительских расходах;
- авансовый отчет материально ответственного лица.