5.1. Проходящие во время приема иностранной делегации переговоры протоколируются. Результаты визита оформляются документально, в зависимости от принятых в ходе переговоров решений.
Ответственными за ведение протокола переговоров и оформление документов являются:
- в формате официального визита иностранной делегации - отдел международных связей, представитель которого постоянно присутствует на переговорах;
- в формате рабочего или неофициального визита иностранной делегации - должностное лицо ответственное за проведение встречи (инициирующее встречу), имеющее соответствующее разрешение.
Проекты документов, разработанные для подписания сторонами визита, предварительно согласовываются с соответствующими службами 11равительства Севастополя.
5.2. Руководители исполнительных органов государственной власти города Севастополя, которые обеспечивают организацию и координируют работу с иностранными делегациями в рамках рабочих и неофициальных визитов, в течение 3 дней после окончания визита иностранной делегации оформляют и представляют в Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы и отдел международных связей:
а) отчет о проведении мероприятия (встречи);
б) копии протоколов переговоров, проведенных во время приема иностранных делегаций (записи бесед по установленной форме).
5.3. Отдел международных связей передает копии протоколов:
- в службу в городе Севастополе Управления Федеральной службы безопасности по Республике Крым и городу Севастополю;
- Представительство Министерства иностранных дел России в г. Симферополе.
5.4. Отдел международных связей ведет обязательный учет всех мероприятий, связанных с приемом иностранных делегаций, иностранных граждан должностными лицами Правительства Севастополя и руководителями исполнительными органами государственной власти города Севастополя.