3.1. Сообщение о визите делегации, прибывающей в рамках официального визита в город Севастополь, должно быть передано в Правительство Севастополя не менее чем за 7 рабочих дней до намеченного срока прибытия делегации.
В сообщении должно быть указано:
- цель визита;
- контактные лица для уточнения необходимой информации и получения списка участников делегации;
- основание визита делегации (полное название соглашения, договора, контракта с указанием их номера и даты).
3.2. В случае сообщения о прибытии делегации менее чем за 7 рабочих дней Губернатор вправе отказать в приеме ввиду недостаточности времени для подготовки, что может повлиять на результаты визита.
После получения сообщения о прибытии делегации Губернатор или лицо, его замещающее, принимает решение о приеме или отказе в приеме, о чем дается ответное сообщение.
3.3. Организация соблюдения Протокола пребывания делегации возложена на Управление организационной работы Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.
3.4. Отдел международных и межрегиональных связей Управления организационной работы (далее - отдел международных связей) совместно с исполнительными органами государственной власти города Севастополя, по линии которого осуществляется прием, проводит подготовительную работу по приему делегаций, прибывающих в город Севастополь с официальным визитом, для чего:
3.4.1. Разрабатывает и утверждает у Губернатора не позднее чем за 5 дней до прибытия иностранной делегации:
программу пребывания иностранных делегаций, прибывших с официальным визитом в город Севастополь, по форме согласно приложению N 1 к Положению и после ее утверждения информирует уполномоченные органы, задействованные в организации приема;
- смету расходов на организацию пребывания в городе иностранных делегаций в соответствии с нормами, установленными Постановлением Правительства Севастополя от 30.12.2014 N 677;
- предложения по персональному составу участников встречающей стороны.
3.4.2. Направляет копии утвержденной программы пребывания и сведения об иностранной делегации:
- в Управление специальной документальной связи и мобилизационной работы - для организации и контроля за выполнением режимных мероприятий и мероприятий по технической защите информации, предусмотренных действующим законодательством;
- в службу в городе Севастополе Управления Федеральной службы безопасности по Республике Крым и городу Севастополю;
- в Представительство Министерства иностранных дел Российской Федерации в г. Симферополе.
3.4.3. Организует встречу иностранных делегаций и при необходимости размещение их в гостиницах, привлекает переводчика и обеспечивает сопровождение иностранных делегаций.
3.4.4. Извещает службы аэропортов и гостиницы, Управление МВД России по Севастополю, участников переговоров о времени и месте проведения мероприятий.
3.4.5. Обеспечивает получение соответствующих разрешений (через паспортно-визовый отдел Управления МВД России по городу Севастополю) и подготовку других документов, необходимых для оформления пребывания иностранных делегаций в России.
3.4.6. Подготавливает помещения, необходимые для приема; обеспечивает мероприятия канцелярскими принадлежностями, необходимой атрибутикой и символикой (флажки, гербы и г.д.), напитками, цветами; готовит куверты.
3.4.7. Приобретает памятные сувениры для членов иностранных делегаций.
3.4.8. По заявке осуществляет организацию работы автотранспорта для встреч (проводов) иностранных гостей и их перемещения по городу во время визита.
3.4.9. Ведет протоколы переговоров. Осуществляет (при необходимости) подготовку проектов соглашений для принятия их в результате переговоров.
3.5. Управление финансово-бухгалтерского учета Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя:
- ежегодно при формировании городского бюджета предусматривает в смете расходов Правительства Севастополя представительские расходы по приему делегаций, прибывающих в рамках официального визита в город Севастополь;
- осуществляет финансирование мероприятий по приему иностранных делегаций в соответствии с утвержденной сметой расходов на организацию пребывания в городе Севастополе иностранных делегаций.
3.6. Управление информационной политики и взаимодействия со СМИ Правительства Севастополя Департамента внутренней политики города Севастополя:
- готовит пресс-релиз о проводимом визите; информацию о стране, регионе, субъекте, откуда прибывает делегация;