Разработка государственной программы "Развитие архивного дела в городе Севастополе на 2015 - 2020 годы" обусловлена необходимостью создания условий, обеспечивающих развитие архивного дела, повышения безопасности и эффективности работы архивов, их превращения в полноценный элемент новой информационной культуры, ростом потребностей граждан и организаций в получении архивной информации, в том числе в электронном формате.
Архивный фонд города Севастополя является неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, частью культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народа.
Работу по комплектованию, хранению и использованию государственных информационных ресурсов Архивного фонда города Севастополя осуществляют Управление архивным делом в городе Севастополе (далее - Управление) и Государственное казенное учреждение Архив города Севастополя (далее - ГКУ АГС).
Деятельность архивных учреждений города Севастополя сосредоточена на вопросах обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда города Севастополя. Серьезное внимание уделяется вопросам информатизации архивного дела, удовлетворению потребностей населения в ретроспективной информации.
Текущее состояние архивной отрасли города характеризуется следующими показателями:
1. Государственное казенное учреждение "Архив города Севастополя" (ранее - Государственный архив города Севастополя) с момента своего создания в 1921 году находилось в помещениях, приспособленных для хранения документов. Для размещения архива в разные годы были приспособлены помещения Петропавловской церкви, Покровского собора, с 1994 года и по сегодняшнее время архив находится в помещениях, принадлежащих Государственному унитарному предприятию Севастополя "Севастополь Телеком", по адресу: г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, дом 64. Под архивохранилища приспособлены помещения общей площадью 1329 кв. м, на которой установлено стеллажное оборудование общей протяженностью 5515 п. м. По состоянию на 01.02.2015 степень заполнения стеллажного оборудования составляет 130%. Температурно-влажностный режим в хранилищах не соблюдается, отсутствует система кондиционирования, система вентиляции находится в нерабочем состоянии, перепад температуры в архивохранилищах составляет от +3° (зимой) до +35° (летом). Отсутствует система автоматического пожаротушения, физическая охрана не осуществляется. Охранный режим обеспечивается только сигнализацией, подключенной на центральный пульт ФГКУ "Управление вневедомственной охраны Управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по г. Севастополю". Установленная противопожарная сигнализация подключена на пульт дежурного ГУП С "СЕВТЕЛЕКОМ", у которого помещения находятся в хозяйственном ведении. Кровля в здании по адресу: пр. Героев Сталинграда, дом 64, находится в неудовлетворительном состоянии, наблюдается постоянное попадание атмосферных осадков в помещения, требуется капитальный ремонт. Архивохранилища ГКУ АГС расположены на верхнем этаже здания, аварийное состояние кровли представляет угрозу сохранности документов. Распоряжением Правительства Севастополя от 27.04.2015 N 341-РП "О закреплении государственного имущества на праве оперативного управления за Государственным казенным учреждением Архив города Севастополя" ГКУ АГС переданы в оперативное управление помещения по адресу: г. Севастополь, ул. Володарского, дом 9. Помещения находятся в неудовлетворительном состоянии, необходимо проведение капитального ремонта.
(п. 1 в ред. Постановления Правительства Севастополя от 27.10.2016 N 1022-ПП)
2. Общий объем документов Архивного фонда, находящихся на хранении в ГКУ АГС на 01.11.2014, составляет более 256114 единиц хранения (далее - ед. хр.) документов на бумажных носителях и 22008 единиц аудиовизуальных документов. Структура архивных документов представлена документами на бумажных носителях, в том числе: управленческая документация - 82%, научно-техническая документация - 2%, документы личного происхождения - 2%, документы по кадровым вопросам (личному составу) - 14%; аудиовизуальной документацией: фотодокументами - 80%; фонодокументами - 9%, видеодокументами - 11%.
3. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 21 марта 2014 года N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя", изменением юрисдикции с украинской на российскую большинство предприятий, действующих на территории Севастополя, находятся в стадии ликвидации. По завершении ликвидационных процедур документы постоянного хранения и по личному составу будут переданы на хранение в ГКУ АГС. Прогнозируемый объем документов, подлежащих приему на хранение, составляет 300000 ед. хр., в том числе: 2014 год - 25000 ед. хр., 275000 ед. хр. в 2015 году.
4. Среднегодовой показатель количества обращений граждан в ГКУ АГС составляет 7000 обращений, в т.ч. 2000 - обращения по поводу получения архивных документов для работы в читальном зале.
5. По состоянию на 01.11.2014 в архиве оцифровано 175 описей, что составляет 16% от общего количества описей документов, хранящихся в архиве.
6. Изготовлены электронные образы 299 ед. хр., что составляет 0,12% от общего количества дел, находящихся на хранении в ГКУ АГС по состоянию на 01.01.2015. К наиболее востребованным документам можно отнести более 15000 ед. хр. (документы, которые выдаются в пользование не менее 1 раза в год). Для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда города Севастополя целесообразно провести оцифровку данных документов, минимизировав или полностью ограничив доступ к оригиналам.
Согласно действующему законодательству архивные документы должны храниться в нормативных условиях, обеспечивающих их вечное хранение и безопасность.
Создание нормативных условий хранения документов - это сложная, дорогостоящая и многоплановая проблема. На способы и методы ее решения существенное влияние оказывает множество факторов, в том числе экономические возможности и достигнутый технический уровень.
В последний год произошли позитивные изменения в архивной отрасли: были выделены дополнительные помещения, приспособленные под архивохранилища.
Вместе с тем многие проблемы архивной отрасли остаются нерешенными:
1. Документы постоянного хранения размещаются в помещениях, не соответствующих требованиям Правил хранения.
2. В организациях - источниках комплектования архива на хранении сверх установленных сроков находится 300000 ед. хр.
3. Читальный зал находится в приспособленном помещении, отсутствует система кондиционирования, вентиляции и отопления, количество посетителей, имеющих возможность одновременно работать в читальном зале, ограничено количеством 6 человек, отсутствует система видеонаблюдения.
4. Часть компьютерной техники морально устарела. Отсутствует необходимое оборудование, в том числе аппарат для микрофильмирования, необходимый для создания страхового фонда особо ценных документов, и книжный сканер для создания фонда пользования наиболее востребованных документов.
Большинство проблем обеспечения сохранности документов, развития информационных технологий, архивно-издательской деятельности, а также развития других направлений деятельности длительное время (более 10 лет) оставалось нерешенным из-за полного отсутствия бюджетного финансирования.