2.1. Организация:
2.1.1. принимает на временное хранение документы Ликвидирующейся организации, указанные в п. 1.2. Договора;
2.1.2. обеспечивает сохранность архивных документов постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) и по личному составу Ликвидирующейся организации, принятых на временное хранение, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя в сфере архивного дела;
2.1.3. осуществляет учет, научно-техническую обработку, создание научно-справочного аппарата к документам постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) и по личному составу Ликвидирующейся организации, принятых на временное хранение, а также использование документов, в том числе выдачу справок в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и города Севастополя;
2.1.4. готовит и представляет в Управление проекты следующих документов Ликвидирующейся организации:
на утверждение:
- описи дел постоянного хранения;
на согласование:
- описи дел по личному составу;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акты об утрате документов постоянного хранения и по личному составу;
на рассмотрение:
- историческая справка о деятельности Ликвидирующейся организации;
- предисловие к описям.
2.1.5. ежегодно представляет в Управление сведения о документах постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) и по личному составу Ликвидирующейся организации, принятых Организацией на временное хранение, включая их в паспорт архива;
2.1.6. в письменном виде, не позднее 30 дней с даты произошедшего события, информирует Управление об изменении адреса, переименовании, реорганизации, ликвидации Организации, смене руководителя, а также об изменении места хранения документов;
2.1.7. при проведении реорганизации, внесения изменений в учредительные документы Организации, обязуется продолжить отношения между Организацией, Управлением и Архивом по обеспечению сохранности, учету, хранению, комплектованию и использованию документов Ликвидирующейся организации. В случае ликвидации включает в состав ликвидационной комиссии представителей Управления и Архива;
2.1.8. осуществляет подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) в Архив с соблюдением установленных правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Передача документов Ликвидирующейся организации на хранение в Архив оформляется по акту приема - передачи в соответствии со сроками, установленными п. 2.1.1 настоящего Договора. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их научно-технической обработкой, транспортировкой, выполняются за счет средств Организации.
2.2. Управление:
2.2.1. утверждает, согласовывает, рассматривает представляемые Организацией документы, перечисленные в п. 2.1.4 настоящего Договора;
2.2.2. оказывает Организации необходимую консультационно-методическую помощь по вопросам научно-технической обработки, обеспечения сохранности, учета и использования архивных документов постоянного хранения и по личному составу Ликвидирующейся организации, принятых Организацией на временное хранение;
2.2.3. определяет сроки, в которые будут передаваться на постоянное хранение в Архив документы постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) Ликвидирующейся организации;
2.2.4. осуществляет контроль за соблюдением Организацией законодательства об архивном деле в Российской Федерации и городе Севастополе путем проведения проверок и осуществляет мониторинг выполнения Организацией обязательств, предусмотренных п. 2.1. Договора.
2.3. Архив:
2.3.1. По истечению сроков временного хранения принимает от Организации документы постоянного хранения (Архивного фонда города Севастополя) Ликвидирующейся организации, обеспечивает их сохранность и использование.