2.1. Письменные тексты и отправления поступают в отдел работы с обращениями граждан Управления по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, непосредственно от посетителей во время визита в Управление, от других органов (корреспондентов) в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; в форме электронного документа - через информационный ресурс (электронная приемная), размещенный на официальном сайте Правительства Севастополя.
Письменные тексты, адресованные руководителям исполнительных органов, направленные по почте, посредством факсимильной связи, фельдъегерской службой, курьерской доставкой, поступают к сотрудникам, ответственным за делопроизводство по обращениям граждан в исполнительных органах. Письменные тексты от посетителей Управления передаются в исполнительные органы без регистрации в Управлении.
(в ред. Постановления Правительства Севастополя от 25.08.2016 N 814-ПП)
Сообщения, поступившие на адреса электронной почты Правительства, Управления, членов Правительства и любые другие, регистрации и рассмотрению не подлежат.
В случае подачи письменного текста не его автором оформление соответствующих полномочий не требуется.
В случае подачи письменного текста в конверте конверт вскрывается в присутствии посетителя. Корреспонденция с пометкой "Лично" рассматривается в общем порядке.
2.2. При приеме письменного текста сотрудником Управления выдается уведомление о получении документа, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего.
По просьбе лица, подающего письменный текст, сотрудник Управления проставляет на его копии, предоставленной гражданином, штамп, в котором указываются дата получения, фамилия, инициалы и подпись лица, его принявшего. На копиях уведомлений о проведении публичных мероприятий, митингов, пикетов и др. указывается дополнительно время подачи.
Входящий регистрационный индекс поданного письменного текста автор может узнать через три рабочих дня после его подачи по телефону отдела работы с обращениями граждан Управления - 54-58-18. Также по указанному телефону авторам письменных текстов предоставляется информация о прохождении документов: о факте и датах получения обращений по почте и от других органов, сведения о подготовке проекта ответа, направлении ответа на визирование и подписание, направлении письменного ответа или уведомления, кем и кому было поручено рассмотрение документов.
Телефонные звонки по указанным вопросам принимаются ежедневно в рабочие дни с 14.00 до 17.00, в дни, предшествующие выходным, и предпраздничные дни с 14.00 до 16.00.
2.3. В ходе предварительного рассмотрения осуществляется систематизация письменных текстов и отправлений и разделение их на обращения граждан, запросы, "не обращения"; определяется соответствие оформления обращений граждан требованиям статьи 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; запросов - требованиям статьи 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"; наличие всех заявленных приложений.
Так, обращение в обязательном порядке должно содержать:
- наименование государственного органа - адресата, фамилию, имя, отчество или должность должностного лица, дату и подпись автора (для письменных обращений);
- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) автора;
- адрес проживания или почтовый адрес для предоставления ответа (адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа);
- суть обращения.
К обращению могут быть приложены материалы и документы или их копии для подтверждения сведений и доводов, изложенных в обращении. Текст письменного обращения может быть оформлен машинописным или рукописным способом на бумажном носителе в произвольной форме.
Запрос должен содержать:
- наименование государственного органа, куда направляется запрос, фамилию, инициалы или должность должностного лица (если запрос поступил в письменной форме);
- фамилию, имя, отчество пользователя информацией либо наименование юридического лица, общественного объединения, государственного органа или органа местного самоуправления, запрашивающего информацию;
- почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа.
Обращения и запросы могут быть изложены на государственном языке Российской Федерации или на иностранном языке. Тексты, написанные на иностранном языке, в день поступления направляются для перевода в соответствующее структурное подразделение без регистрации. Перевод в тот же день возвращается в Управление для регистрации подлинника текста.
2.4. Во время приема письменных текстов от посетителей сотрудник Управления, его осуществляющий, в случае выявления несоответствия оформления документа требованиям пункта 2.3 настоящей Инструкции должен попросить лицо, подающее письменный текст, внести исправления и дополнения. Если дата подачи письменного текста не соответствует дате, указанной в нем, заявитель может исправить ее, скрепив исправление личной подписью.
2.5. Неправильно адресованная почтовая корреспонденция возвращается автору или пересылается адресату без регистрации и сопроводительного письма, о чем вносится соответствующая запись в журнал пересылки неправильно адресованной корреспонденции.
2.5.1. При выявлении отсутствия отдельных листов в тексте или в приложении к тексту, отсутствия заявленных приложений, при обнаружении во вложении оригиналов (паспорт, военный билет, пенсионное удостоверение, различные свидетельства, государственные акты и другое), денежных купюр и других ценностей составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему тексту, второй - направляется отправителю.
2.6. В случае невозможности посетителем самостоятельного написания письменного текста в силу ограниченных физических возможностей сотрудник Управления заполняет специальную форму машинописным способом, которая скрепляется личной подписью посетителя.