3.1. Все тексты в письменной форме и в форме электронного документа (распечатанные на бумажном носителе) (далее - документы), поступившие в Управление, подлежат учету путем создания регистрационно-контрольных карточек и обязательной регистрации в течение трех дней со дня поступления в Базе учета и контроля обращений граждан в персональных компьютерах (далее - База учета).
3.2. Во время регистрации в регистрационно-контрольную карточку заносятся следующие реквизиты:
- фамилия, имя, отчество автора (название объединения граждан);
- дата поступления;
- адрес проживания (регистрации) автора или адрес для направления ответа; юридический адрес объединения граждан; адрес электронной почты;
- форма поступления (письменно, устно, в форме электронного документа);
- признак поступления (первичное, повторное, многократное, дублетное, массовое);
- субъект (индивидуальное, коллективное, анонимное);
- количество подписей в коллективном обращении;
- вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
- категория и социальное положение автора (если указано);
- вопрос (вопросы), поднятый в обращении, в соответствии с Типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений;
- другие сведения, предусмотренные Базой учета.
Если документ поступил от другого органа (корреспондента), указываются исходящие реквизиты сопроводительного письма, необходимость информирования корреспондента о результатах рассмотрения (контрольность).
Составляется краткая аннотация содержания документа.
3.3. Факт регистрации подлинника документа фиксируется путем нанесения оттиска регистрационного штампа установленного образца в нижнем правом углу первой страницы документа или на свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для подшивания.
На оттиске регистрационного штампа рукописным способом проставляется дата регистрации документа и регистрационный индекс, который автоматически формируется Базой учета.
Если документ направлен на рассмотрение другим органом (корреспондентом), оттиск регистрационного штампа проставляется на документе и на сопроводительном письме. На оттиске регистрационного штампа, проставленного на сопроводительном письме, указывается дополнение "к N вх.".
3.4. Регистрационные индексы обращений граждан состоят из буквенных обозначений, порядковых номеров, автоматически формируемых электронной Базой учета, и признака поступления, который проставляется через дробь.
Так, буквенные обозначения индивидуальных обращений представляют собой первую букву фамилии автора; коллективных обращений - буквосочетание КОЛ; обращений, в которых не указана фамилия, имя, отчество и адрес (анонимных), - АН; объединения граждан - ОГ.
Запросы регистрируются как заявления с присоединением к регистрационному номеру префикса ЗИ, "не обращения" - с присоединением префикса НО.
3.5. Зарегистрированные документы в день регистрации помещаются в адресные ячейки для почты руководителей, расположенные в помещении отдела работы с обращениями граждан Управления (кабинет N 103). Перечни документов, с указанием даты и времени помещения в ячейку, заносятся в "Журналы передачи документов на рассмотрение", которые заводятся на каждого руководителя отдельно. Журналы хранятся в адресных ячейках. Представители руководителей обязаны получить документы под подпись не реже одного раза в день.
3.6. Документы, поступившие в адрес Губернатора города Севастополя, Председателя Правительства Севастополя и Правительства Севастополя, передаются на рассмотрение заместителям Губернатора в соответствии с распределенными между ними обязанностями. Документы, поступившие в адрес заместителей Губернатора - Председателя Правительства Севастополя, передаются на рассмотрение заместителям Губернатора - Председателя Правительства Севастополя. Губернатору города Севастополя докладываются письменные тексты, в которых изложено несколько вопросов, требующих рассмотрения несколькими членами Правительства, а также содержащие резонансные проблемы, жалобы на действие, бездействие должностных лиц, рассматривающих ранее поданные обращения.