6.1. ОГУ "Ивгосэкспертиза" ведет реестр выданных заключений государственной экспертизы, в котором указываются:
а) идентификационные сведения об исполнителях работ;
б) идентификационные сведения об объекте капитального строительства, проектная документация и (или) результаты инженерных изысканий в отношении которого представлены на государственную экспертизу;
в) идентификационные сведения о застройщике и заказчике;
г) сведения о результате государственной экспертизы (отрицательное или положительное заключение);
д) дата выдачи и реквизиты заключения.
6.2. Информация, содержащаяся в реестре выданных заключений государственной экспертизы, является открытой и предоставляется любому лицу в течение 10 дней с даты получения организацией по проведению государственной экспертизы письменного запроса.
6.3. При проведении государственной экспертизы открывается дело государственной экспертизы. Дела государственной экспертизы относятся к архивным документам постоянного хранения. Их уничтожение, а также исправление и (или) изъятие находящихся в них документов не допускаются. В дело государственной экспертизы помещаются:
а) заявления о проведении государственной экспертизы;
б) копия договора;
в) документы, содержащие выводы, сделанные привлеченными на договорной основе к проведению экспертизы организациями и (или) специалистами;
г) заключения государственной экспертизы (первичные и повторные);
д) иные связанные с проведением государственной экспертизы документы (копии документов), определенные законодательством Российской Федерации и ОГУ "Ивгосэкспертиза".
6.4. Ответственным за формирование дела является специалист общего отдела, которому поручена проверка соответствующей проектной документации.
6.5. Документы внутри дела располагаются по мере их поступления в хронологической последовательности.
6.6. С момента открытия и до передачи в архив Учреждения, дела государственной экспертизы хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за формирование и оформление дел, несут ответственность за их сохранность.
6.7. Дела государственной экспертизы подлежат полному оформлению перед сдачей их в архив на постоянное хранение. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками общего отдела. Правильность оформления дел государственной экспертизы подлежит обязательной перепроверке при приеме их в архивохранилище. Оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа к делу и описи дел;
- внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом.
6.8. Ответственность за своевременную передачу дел в архив возлагается на начальника общего отдела.
6.9. Прием каждого дела производится специалистом архива согласно описи дел в присутствии сотрудника общего отдела. Количество принятых в архив дел, дата приема-передачи, подписи ответственных за это лиц указываются в конце описи.
Дела в архив Учреждения сдаются сотрудниками общего отдела.
6.10. Выдача дел государственной экспертизы из архива производится по разрешению директора или заместителей директора, в соответствии с распределением полномочий. На выданное дело заводится лист-заместитель. По запросу уполномоченных органов власти дела выдаются по актам. При выдаче дел специалистом общего отдела производится запись в журнале выдачи дел.
6.11. Изъятие документов из дел государственной экспертизы допускается в исключительных случаях и производится по письменному разрешению Директора или заместителей директора, в соответствии с распределением полномочий с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.
6.12. В ОГУ "Ивгосэкспертиза" ведется электронный Реестр выданных сводных заключений государственной экспертизы. Ответственным за ведение электронного Реестра выданных сводных заключений является начальник общего отдела.