ГУБЕРНАТОР ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
УКАЗ
от 21 декабря 2011 года N 226-УГ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ЧЛЕНОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(Наименование в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
ИЗМЕНЕНИЯ:
Указ Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ; НГР RU37000201200484
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Ивановской области от 22.12.2010 N 151-ОЗ "О гарантиях лиц, замещающих (замещавших) отдельные государственные должности Ивановской области"
постановляю:
1. Утвердить Порядок ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области (далее - лица, замещающие государственные должности) (прилагается).
(Пункт 1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
2. Пункт УТРАТИЛ СИЛУ - Указ Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ.
Губернатор Ивановской области
М.А.МЕНЬ
г. Иваново
21 декабря 2011 года
N 226-уг
Приложение
к указу
Губернатора
Ивановской области
от 21.12.2011 N 226-уг
(в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПЕРВЫХ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ЧЛЕНОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ
(Наименование в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в целях нормативного правового регулирования вопросов ведения личных дел вице-Губернатора Ивановской области, первых заместителей Председателя Правительства Ивановской области, заместителей Председателя Правительства Ивановской области и членов Правительства Ивановской области (далее - лица, замещающие государственные должности), а также обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности.
(Пункт 1.1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
1.2. Личное дело ведется в отношении каждого лица, замещающего государственную должность. Ведение нескольких личных дел на лицо, замещающее государственную должность, не допускается.
1.3. Ведение личных дел осуществляется управлением государственной службы и кадров аппарата Правительства Ивановской области (далее - кадровая служба).
1.4. Личные дела содержат в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями лиц, замещающих государственные должности, и касающуюся указанных лиц, которая содержит в себе их персональные данные, относящиеся к сведениям конфиденциального характера (далее - персональные данные).
1.5. Обработка персональных данных осуществляется в соответствии с федеральными законами уполномоченным(ми) лицом(ами), имеющим(и) право на доступ и обработку персональных данных, и ответственным(ми) за ведение и сохранность личных дел (далее - лица, уполномоченные на ведение личных дел), в соответствии с их должностными обязанностями.
1.6. При ведении личных дел обеспечивается сохранность личных дел и конфиденциальность содержащихся в них персональных данных.
2. Ведение личных дел
2.1. Личное дело формируется после назначения гражданина Российской Федерации (далее - гражданин) на государственную должность Ивановской области вице-Губернатора Ивановской области, первого заместителя Председателя Правительства Ивановской области, заместителя Председателя Правительства Ивановской области, члена Правительства Ивановской области (далее - государственные должности) и ведется кадровой службой на протяжении всего периода замещения соответствующей государственной должности.
(Пункт 2.1 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
2.2. Личные дела подлежат регистрации в Книге учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью руководителя кадровой службы.
2.3. Все документы личного дела брошюруются и помещаются в обложку личного дела по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. На документы личного дела составляется внутренняя опись документов личного дела по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Номер личного дела на обложке личного дела указывается в соответствии с его регистрационным номером в Книге учета личных дел.
2.4. При ведении личного дела в него включаются документы, необходимые работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающиеся лица, замещающего государственную должность, предусмотренные подпунктами 3.1 - 3.4 настоящего Порядка (далее - документы). В личное дело включаются оригиналы документов, а также копии и выписки из документов.
2.5. Оформление выписок из документов и заверение копий документов производится в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, распоряжением вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области.
(Пункт 2.5 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
2.6. Все изменения (исправления), внесенные в документы личного дела, должны быть заверены подписью должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел, которое внесло указанные исправления, и печатью кадровой службы.
2.7. Для работы с личным делом руководитель кадровой службы выдает личное дело должностному лицу, уполномоченному на ведение личных дел, на срок до 1 рабочего дня. В этом случае оформляется контрольная карточка по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку, которая хранится у руководителя кадровой службы до возвращения личного дела.
3. Документы, включаемые в личное дело
3.1. При формировании личного дела в него включаются документы (копии, выписки из документов) в следующей последовательности:
дополнение к личному листку по учету кадров;
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к анкете, заполняемое по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку (далее - дополнение к анкете);
анкета, собственноручно заполняемая и подписываемая гражданином, претендующим на замещение государственной должности, по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку (далее - анкета);
копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
копии(я) свидетельств(а) о государственной регистрации актов(а) гражданского состояния;
копии документов об образовании, о квалификации;
копия трудовой книжки (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые);
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям - при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;
копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (при представлении гражданином соответствующего свидетельства);
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия полиса обязательного медицинского страхования;
сведения о полученных доходах, об имуществе, принадлежащем на праве собственности, и об обязательствах имущественного характера (далее - сведения о доходах), а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые гражданином, претендующим на замещение государственной должности, при назначении на государственную должность;
копии решений (выписки из решений) о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении ему государственных премий (при наличии);
экземпляр трудового договора;
копия акта о назначении на государственную должность;
документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой государственной должности связано с использованием таких сведений.
3.2. В период замещения государственной должности к личному делу приобщаются следующие документы (копии документов, выписки из документов) в хронологическом порядке:
копии документов о дополнительно полученном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания;
копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;
сведения о доходах, а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, представляемые лицом, замещающим государственную должность;
экземпляры письменных дополнительных соглашений к трудовому договору;
копии актов о назначении на иную государственную должность;
копии актов (выписки из актов) о поощрении, а также о применении дисциплинарного взыскания. Копия акта о применении дисциплинарного взыскания, а также документы, связанные с применением дисциплинарного взыскания, хранятся в личном деле до его снятия или отмены;
копии актов об отстранении от работы (в случаях отстранения от работы);
письменное заявление о прекращении (расторжении) трудового договора (в случаях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации);
документы, подтверждающие перевод по его просьбе или с согласия лица, замещающего государственную должность, на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
копия акта о прекращении (расторжении) трудового договора;
иные документы (копии, выписки из документов), содержащие в себе информацию, необходимую в связи с трудовыми отношениями с лицом, замещающим государственную должность, и касающуюся данного лица, в том числе акты, письменные согласия, письменные объяснения, заявления (за исключением документов, указанных в пункте 3.5 настоящего Порядка);
лист ознакомления с личным делом.
3.3. При формировании личного дела и его ведении должностным лицом, уполномоченным на ведение личного дела, заполняется дополнение к анкете. При заполнении дополнения к анкете в связи с изменением персональных данных лица, замещающего государственную должность, анкета вновь не заполняется.
3.4. В случае приобщения к материалам личного дела документов, составленных на других языках, прилагается нотариально заверенная верность перевода таких документов на русский язык.
В случае приобщения к личному делу копии документа иностранного государства об образовании в личное дело включается копия свидетельства об установлении эквивалентности документа об образовании, подтверждающего признание документа иностранного государства об образовании на территории Российской Федерации.
3.5. К личному делу не приобщаются:
документы, содержание которых носит временный характер: о предоставлении отпусков и дополнительных дней отдыха (за исключением отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, 3 лет), об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска, о выплате премий и иных единовременных выплатах, о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, о направлении в служебные командировки, о направлении на повышение квалификации, о выполнении дополнительной работы по другой или такой же должности);
неоформленные документы (незаверенные копии и неоформленные выписки из документов);
факсограммы.
4. Хранение личных дел
4.1. Личные дела хранятся в кадровой службе в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах (далее - сейфы), установленных в опечатываемых помещениях (далее - помещения).
4.2. Уборка помещений производится в присутствии должностного лица, уполномоченного на ведение личных дел.
4.3. Вход в помещение, а также сейфы опечатываются на периоды выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежедневного отдыха.
Вскрывать помещения и сейфы имеют право только должностные лица, уполномоченные на ведение личных дел.
В случае обнаружения сорванной пломбы должностное лицо, уполномоченное на ведение личных дел, незамедлительно информирует руководителя кадровой службы или вице-Губернатора Ивановской области, руководителя аппарата Правительства Ивановской области с целью выяснения всех обстоятельств по данному факту.
(Абзац 3 в ред. Указа Губернатора Ивановской области от 11.07.2012 N112-УГ)
4.4. Личные дела лиц, замещавших государственные должности, хранятся в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ивановской области.
5. Ознакомление с документами личного дела
