4.1. АГУ "Ивгосэкспертиза" ведет реестр выданных заключений в электронном виде в соответствии с порядком, утверждаемым Департаментом строительства и архитектуры Ивановской области.
Ответственным за ведение Реестра выданных заключений в электронном виде является уполномоченный работник отдела ПССПД.
4.2. При проведении проверки сметной стоимости открывается дело проверки. Дела проверки сметной стоимости относятся к архивным документам. Их уничтожение, а также исправление и (или) изъятие находящихся в них документов не допускаются. В дело проверки помещаются:
а) заявления о проведении проверки (первичной и повторной);
б) копия договора;
в) копия положительного заключения государственной экспертизы проектной документации в случаях, установленных Градостроительным кодексом Российской Федерации;
г) заключения проверки сметной стоимости (первичные и повторные);
д) иные связанные с проведением проверки документы (копии документов).
4.3. В случае утраты заключения заявитель вправе получить в АГУ "Ивгосэкспертиза" копию этого заключения. Выдача копии осуществляется в течение 10-ти дней с даты получения Учреждением письменного обращения заявителя.
4.4. Формирование архивных материалов осуществляется специалистом общего отдела. Срок архивирования составляет не более 5-ти дней с момента выдачи заключения проверки сметной стоимости.
4.5. Документы внутри дела располагаются по мере их поступления в хронологической последовательности.
4.6. С момента открытия и до передачи в архив Учреждения, дела проверки хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за формирование и оформление дел, несут ответственность за их сохранность.
4.7. Дела проверки подлежат полному оформлению перед сдачей их в архив на постоянное хранение. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками общего отдела. Правильность оформления дел проверки подлежит обязательной перепроверке при приеме их в архивохранилище. Оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительного листа к делу и описи дел;
- внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом.
4.8. Ответственность за своевременную передачу дел в архив возлагается на начальника общего отдела.
4.9. Прием каждого дела в архив учреждения производится ответственным работником общего отдела по ведению архивного делопроизводства согласно описи дел в присутствии сотрудника общего отдела. Количество принятых в архив дел, дата приема-передачи, подписи ответственных за это лиц указываются в конце описи.
Дела в архив Учреждения сдаются сотрудниками общего отдела.
4.10. Выдача дел проверки из архива производится по разрешению директора или первого заместителя директора. На выданное дело заводится лист-заместитель. По запросу уполномоченных органов власти дела выдаются по актам. При выдаче дел ответственным работником общего отдела по ведению архивного делопроизводства производится запись в журнале выдачи дел.
4.11. Изъятие документов из дел проверки сметной стоимости допускается в исключительных случаях и производится по письменному разрешению директора с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.