3.1. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.1.1. Основание для начала организации рассмотрения обращений граждан - поступление в министерство письменного обращения (в том числе в электронной форме).
3.1.2. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином, его представителем, поступить по почте, телеграфу, каналам электронной и факсимильной связи.
Для приема обращений в форме электронных сообщений (интернет-обращений) через "Виртуальную приемную" официального сайта министерства применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращением. В случае, если в интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения. После этого обращение экспортируется в автоматизированную систему, регистрируется как входящий документ, распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в порядке, определяемом Порядком.
3.1.3. Обработка обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, осуществляется аналогично письменным обращениям.
3.2. Регистрация обращений.
3.2.1. Все поступающие в министерство письменные обращения граждан регистрируются в автоматизированной системе в течение трех дней с момента их поступления.
(в ред. Приказа Министерства природных ресурсов Краснодарского края от 02.12.2015 N 1912)
Информация о персональных данных авторов письменных обращений и обращений, направленных в электронном виде, хранится и обрабатывается с соблюдением требований действующего законодательства о персональных данных.
3.2.2. На первой странице письма в правом нижнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления и регистрационного номера.
3.2.3. Регистрация обращений осуществляется в пределах календарного года.
3.2.4. В электронную учетную карточку вносятся:
дата регистрации;
дата, исходящий номер сопроводительного письма организации, направившей обращение для рассмотрения в министерство по компетенции;