Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Система электронного документооборота - информационная система (совокупность программных и технических средств, а также организационных мер), обеспечивающая включение документов в систему, их обработку, управление документами и доступ к ним. Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате сканирования документа. Удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции. ОГБУ "Белгородский информационный фонд" уполномочен на выполнение функций удостоверяющего центра в соответствии с распоряжением губернатора Белгородской области от 18 марта 2011 года N 160-р "Об определении уполномоченной организации" (далее - Удостоверяющий центр). Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию. Средства электронной подписи (далее - СЭП) - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи. Сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - СКПЭП) - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Владелец СКПЭП - лицо, которому Удостоверяющим центром в установленном порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. СКПЭП выдается Удостоверяющим центром на 1 год. Ключ электронной подписи (далее - КЭП) - уникальная последовательность символов, известная владельцу СКПЭП и предназначенная для создания в электронных документах электронной подписи с использованием СЭП. Ключ проверки электронной подписи (далее - КПЭП) - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки с использованием СЭП подлинности электронной подписи в электронном документе. Подтверждение подлинности электронной подписи - положительный результат проверки правильности электронной подписи. Организатор ЭД области - Администрация Губернатора области. Участники ЭД области - структурные подразделения органов исполнительной власти, государственных органов и органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов (далее - структурные подразделения); администрации городских и сельских поселений, а также другие организации, учреждения и предприятия, включенные в СЭД области. Администратор СЭД Участника ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за техническое состояние ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. (Администратором СЭД Администрации Губернатора области является управление информационных технологий и связи Администрации Губернатора области). Администратор ЭД - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за ведение ЭД в части, касающейся деятельности Участника ЭД. Администратор ЭПЧ - структурное подразделение или сотрудник Участника ЭД, ответственный за обработку электронных сообщений и документов, поступающих (отправляемых) через официальный электронный адрес (адреса) Участника ЭД. (Администратором ЭД и Администратором ЭПЧ Администрации Губернатора области в части, касающейся обработки организационно- распорядительных и служебных документов, является управление делами Администрации Губернатора области). Уполномоченное лицо Участника ЭД (далее - Уполномоченное лицо) - должностное лицо Участника ЭД, уполномоченное приказом Участника ЭД на использование электронной подписи в ЭД, на имя которого Удостоверяющим центром выдается СКПЭП. Уполномоченное лицо является владельцем СКПЭП.
Реестр Уполномоченных лиц (далее - Реестр) - перечень Уполномоченных лиц Участников ЭД, которым выдаются СЭП. Пользователь СЭД (далее - Пользователь) - руководитель или сотрудник Участника ЭД, включенный в СЭД. Для входа в СЭД каждому Пользователю присваиваются индивидуальные имя Пользователя и пароль, для работы с определенным типом документов (задач) определяются статус и права Пользователя в СЭД. Постановщик задачи (далее - Постановщик) - Пользователь, наделенный правами создания задач в СЭД. Автор документа (задачи) в СЭД (далее - Автор) - руководитель Участника ЭД (или специально назначенный Пользователь), который создает карточку документа и задачу по рассмотрению или исполнению документа, формулирует постановку задачи по рассмотрению или исполнению документа (резолюцию), контролирует исполнение документа и принимает решение о завершении исполнения документа. Ответственный руководитель документа (задачи) в СЭД (далее - Ответственный руководитель) - руководитель, который координирует и контролирует ход исполнения документа. Исполнитель документа (задачи) в СЭД (далее - Исполнитель) - Пользователь, подготовивший или согласовавший проект документа, или включенный в задачу Автором (Ответственным руководителем, Постановщиком) для исполнения. Контролёр задачи (далее - Контролер) - Пользователь, включённый в задачу для дополнительного контроля выполнения задачи. Внешняя организация (Внешний пользователь) - организация, участвующая в обработке (рассмотрении, исполнении и т.д.) документов в соответствии с документом или резолюцией Автора, но не включенная в СЭД в качестве Участника ЭД. Регистрационная карточка документа (далее - РК) - фиксированный набор полей заданных форматов, строго идентифицирующий тип документа в СЭД. Изолированная рабочая группа (далее - ИРГ) - группа исполнителей, осуществляющих выполнение подзадачи, созданной в рамках основной задачи.