Подготовка, оформление, согласование, редактирование, визирование, подписание, регистрация, рассылка и хранение организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области и Регламентом проверки, обработки, отправки и хранения организационно- распорядительных документов, утвержденным распоряжением губернатора Белгородской области от 04 сентября 2008 года N 542-р. Документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным: организационно-распорядительные документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ.
5.1. Организационно-распорядительные документы, подписанные Губернатором области, первым заместителем Губернатора области - руководителем Администрации Губернатора области, заместителем Губернатора области - начальником департамента кадровой политики области на бумажных носителях, обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела организационно- распорядительных документов управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел ОРД) - создается электронная база организационно- распорядительных документов. Организационно-распорядительные документы, изданные руководителем Участника ЭД, обрабатываются Администратором ЭД Участника ЭД - создается электронная база организационно-распорядительных документов Участника ЭД.
5.2. Перед регистрацией в СЭД осуществляется предварительная обработка организационно-распорядительных документов: - подписанный документ регистрируется в соответствующих журналах, оформляются реквизиты "Дата" и "Регистрационный номер". - создается электронный образ документа (при сканировании реквизит "Подпись" заменяется шаблоном с соответствующей должностью, инициалом имени, фамилией руководителя, подписавшего документ, и оттиском печати Отдела ОРД; реквизит "Подпись" в приложениях к документу заменяется шаблоном с оттиском печати Отдела ОРД).
5.3. Если объем документа превышает 25 страниц или в документе содержатся приложения формата А3, разработчик документа обязан представить в Отдел ОРД (на электронном носителе или по ЭПЧ) электронную версию (файл) проекта документа (формат файла должен соответствовать национальным или международным стандартам, тип файла Word, Excel). В этом случае сотрудник Отдела ОРД: - проверяет полученные файлы антивирусной программой; - сверяет электронную версию с оригиналом документа на соответствие страниц, текста, таблиц и т.д.; - проставляет регистрационный номер и дату документа в грифе приложения (утверждения); - заменяет реквизит "Подпись" в приложении шаблоном с оттиском печати отдела ОРД; - сканирует организационно-распорядительный документ без приложений; - сверенные файлы типа Word, Excel переводятся в Pdf; - формирует папку с названием, соответствующим регистрационному номеру документа, и помещает в нее файлы (архив файлов) документа. Ответственность за своевременное представление электронных версий проектов документов в отдел ОРД возлагается на разработчиков документа.
5.4. Организационно-распорядительные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. Создаются регистрационная карточка документа и карточка задачи по исполнению документа, в которой: - Автор - сотрудник, создающий задачу по исполнению документа, и руководитель структурного подразделения Участника ЭД, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Автора по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно- контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела ОРД, который регистрирует документ в СЭД); - Ответственный руководитель - руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа; - Контролер - руководитель или сотрудник структурного подразделения, выполняющего функции контроля исполнения документов (для документов, обрабатываемых Отделом ОРД, в качестве Контролера по умолчанию определены заместитель руководителя Администрации Губернатора области - начальник управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области и сотрудник отдела организационно- контрольной работы этого управления (далее - Куратор); - Исполнители - руководители структурных подразделений, которые подготовили или согласовали документ, или которым в документе даются поручения; - дата окончания задачи соответствует сроку исполнения документа.
5.5. Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в разделе "Документы мне на исполнение". Пользователь СЭД имеет доступ только к тем организационно-распорядительным документам, в задачи которых он включен в качестве Автора (Ответственного руководителя, Исполнителя, Контролера). Этапы исполнения организационно-распорядительных документов отражаются в задачах по исполнению в СЭД. Ответственные руководители и Исполнители добавляют, в рамках своей компетенции, необходимых Исполнителей в задачу, вносят сведения и прикрепляют электронные образы отчетов об исполнении документа. Ответственный руководитель обеспечивает внесение в задачу промежуточной и итоговой информации об исполнении документа в соответствии с распоряжением губернатора области от 18 мая 2005 года N 342-р "Об утверждении Инструкции о порядке организации контроля за исполнением постановлений, распоряжений губернатора и правительства области и Регламента оформления, постановки на контроль и снятия с контроля поручений губернатора области и его заместителей". Сотрудники отдела организационно-контрольной работы управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области своевременно вносят в задачу предложения начальнику управления о снятии документов с контроля или продлении срока контроля исполнения документа, а также имеют право завершать и отправлять в архив задачи по исполненным документам. После отправки задачи в архив РК документа также попадает в архив. Все пользователи СЭД, имевшие доступ к задаче, имеют право доступа к документу в пункте меню "Архив документов" и к задаче - в "Архив задач", а также через пункт меню "Поиск документов".
5.6. Ответственность за актуализацию базы организационно- распорядительных документов в СЭД (своевременную регистрацию документов, внесение сведений о снятии их с контроля, признании утратившими силу; информации о ходе исполнения; о внесении изменений) возлагается на сотрудников Отдела ОРД.