Служебный документооборот в структурных подразделениях Участников ЭД является смешанным. Документы передаются и обрабатываются как на бумажных, так и на электронных носителях - в СЭД или по ЭПЧ. Поступившие к Участнику ЭД служебные документы подразделяются на подлежащие и не подлежащие обязательной регистрации. К служебным документам, не подлежащим обязательной регистрации, относятся: сводки по различным вопросам, рекламные предложения и извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и заседаний, другие документы информационного характера. Служебные документы, не подлежащие обязательной регистрации, не обрабатываются в СЭД. Независимо от способа поступления (на бумажных, электронных носителях или по ЭПЧ такие документы фиксируются в соответствующих журналах учета, передаются на рассмотрение и исполнение в том же виде, в котором поступили, т.е. на бумажных или электронных носителях или по ЭПЧ. Служебные документы, подлежащие обязательной регистрации, независимо от способа поступления (на бумажных, электронных носителях, по ЭПЧ) обязательно обрабатываются в СЭД в соответствии с установленными правилами.
7.1. Регистрация и маршрутизация входящих документов
Служебные документы, поступившие на имя Губернатора области, первого заместителя Губернатора области - руководителя Администрации Губернатора области, в правительство области обрабатываются в СЭД сотрудниками отдела делопроизводства управления делами Администрации Губернатора области (далее - Отдел делопроизводства) - создается электронная база входящих документов Администрации Губернатора области. Служебные документы, поступившие на имя руководителей Участника ЭД, обрабатываются Ответственным за ЭД Участника ЭД - создается электронная база входящих документов Участника ЭД.
7.1.1. Перед регистрацией в СЭД проводится предварительная обработка служебных документов: - документы, поступившие на электронных носителях или по ЭПЧ, и электронные сообщения, в которых поступили документы по ЭПЧ, выводятся на печать (для дальнейшего их архивного хранения); - на бумажном варианте электронных сообщений в правом верхнем углу первого листа проставляется штамп или отметка "Электронная почта", в котором указывается дата получения сообщения; - на бумажном варианте документа независимо от способа его поступления в правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп или отметка "Электронный документооборот"; - для документов, поступивших на бумажных носителях, создается электронный образ документа - документы сканируются в полном объеме (со всеми приложениями), за исключением случаев, когда в приложениях содержатся персональные (анкетные) данные корреспондентов; оригиналы или копии судебных документов или документов об имуществе; книги, брошюры, планшеты и т. п.; - электронный образ документа сравнивается с подлинником документа.
7.1.2. Служебные документы регистрируются в СЭД в соответствии с установленными правилами. В результате в СЭД создается служебный документ, в РК которого: - в поле "Вид документа" указывается "Электронный документооборот"; - устанавливается связь с ранее поступившими входящими документами или отправленными исходящими инициативными документами; - прикрепляются электронные образы документов. Регистрация документа завершается определением маршрута рассмотрения документа - выбором руководителя Участника ЭД, которому документ передается для рассмотрения.
7.1.3. После сохранения в СЭД документ и РК документа автоматически поступают к установленному в маршруте руководителю структурного подразделения в виде задачи по рассмотрению документа. Статус документа в СЭД - "На рассмотрении". Бумажные варианты документов со штампами "Электронный документооборот" на рассмотрение и исполнение не передаются, хранятся в делах текущего делопроизводства в Отделе делопроизводства (в Службе делопроизводства или у Ответственного за ЭД Участника ЭД) и в соответствии с установленными сроками переводятся на архивное хранение.
7.1.4. В отдельных случаях при регистрации служебных документов, полученных на бумажных носителях и имеющих большие объемы или приложения в виде брошюр, журналов, анкетных данных, судебных материалов и т.п., допускается их передача и обработка в СЭД и на бумажном носителе одновременно (параллельно): - документы сканируются в неполном объеме (обычно до листа, содержащего подпись корреспондента) - создается электронный образ документа; - электронный образ документа сравнивается с подлинником документа с учетом сканирования в неполном объеме; - документ регистрируется в соответствии с подпунктом 6.1.2. настоящего Регламента - в РК в поле "Вид документа" указывается "Бумажный документооборот" или "Не подлежит переводу в ЭД"; - в левом нижнем углу первого листа документа на бумажном носителе проставляется штамп или отметка "Подлежит возврату" (в Отдел делопроизводства или службу делопроизводства Участника ЭД соответственно); - документ передается на рассмотрение руководителю структурного подразделения одновременно на бумажном носителе и в СЭД. После исполнения документы, обрабатываемые бумажным документооборотом, подлежат возврату для текущего и дальнейшего постоянного архивного хранения в Отдел делопроизводства или Ответственному за ЭД Участника ЭД соответственно.
7.2. Рассмотрение документов
Документы, поступившие руководителю структурного подразделения на рассмотрение, накапливаются в СЭД в разделе "Документы мне на рассмотрение".
7.2.1. Руководитель рассматривает документ в течение трех рабочих дней, вносит в СЭД резолюцию по исполнению документа, т.е. заполняет вкладку "Резолюция" РК документа: - Автор резолюции - устанавливается СЭД автоматически, в соответствии с пользователем, который заполняет резолюцию; - обязательно выбирается Ответственный руководитель документа; - при необходимости выбираются Исполнители (соисполнители) и Контролеры документа; - обязательно вносится полный текст резолюции; - срок исполнения документа устанавливается СЭД автоматически в соответствии с РК документа и при необходимости может редактироваться.
7.2.2. В случаях, когда руководитель делегирует права по рассмотрению документа другому руководителю (т.е. при нахождении руководителя в отпуске, отсутствии по болезни и т.д.), в поле Автор резолюции устанавливаются оба руководителя: руководитель, который должен был рассматривать документ, и руководитель, которому делегированы права по рассмотрению документа.
7.2.3. В случаях, когда в качестве Ответственного исполнителя определяется Внешняя организация, не включенная в СЭД, в поле Ответственный руководитель указывается руководитель - Автор, подписавший резолюцию, а во Внешнюю организацию передается копия документа с резолюцией (на бумажном носителе, по ЭПЧ средствами СЭД или с официального электронного адреса).
7.2.4. После сохранения резолюции автоматически в СЭД: - закрывается и переводится в архив задача по рассмотрению документа; - создается задача по исполнению документа у всех Исполнителей; - статус документа меняется на "Документ на исполнении"; - у Автора документ из пункта меню "Документ мне на рассмотрение" переводится в пункт меню "Документы мне на исполнение".
7.2.5. Администратор ЭД Участника ЭД дублирует резолюцию руководителя по рассмотрению документа в бумажной РК документа.
7.3. Исполнение документов
Документы, поступившие на исполнение, накапливаются в СЭД в разделе "Документы мне на исполнение". Пользователь СЭД имеет доступ только к тем входящим документам, в которых он выбран в резолюции в качестве Автора, Ответственного исполнителя, Исполнителя или Контролера.
7.3.1. Этапы исполнения служебного документа отражаются в задаче по исполнению в СЭД: - добавляются новые Исполнители во вкладке "Описание" и резолюции новым Исполнителям в Ленте действий; - Исполнителями вносятся краткие отчеты об исполнении документа, при необходимости прикрепляются электронные образы (файлы) запросов, направляемых в процессе исполнения, и электронные образы (файлы) ответов (отчетов).
7.3.2. Исполнитель подготавливает проект ответа корреспонденту и при необходимости организует процесс согласования проекта с другими Исполнителями. Проект ответа, полученный в результате согласования, выводится на бумажный носитель в двух экземплярах, второй экземпляр обязательно визируется Ответственным исполнителем, при необходимости проверяется в Отделе делопроизводства, подписывается руководителем (Автором) и регистрируется. Подготовка, оформление, согласование, визирование, проверка, подписание и регистрация документа производятся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти области и установленными правилами.
7.3.3. В случаях, когда исполнение документа не предусматривает направление ответа корреспонденту, но резолюция руководителя (Автора) требует подготовки отчета об исполнении (например: необходим отчет о проведении мероприятия, принятых мерах и т.д.), Исполнитель подготавливает отчет руководителю (Автору) за подписью Ответственного исполнителя.
7.3.4. Исполнитель сканирует ответ корреспонденту (отчет Автору), вносит отметку об исполнении и прикрепляет электронный образ ответа (отчета) в задачу по исполнению документа.
7.3.5. В случаях, когда исполнение документа не требует подготовки ответа корреспонденту или отчета руководителю (Автору) (например: документ направлен для сведения, для учета в работе и т.п.), Исполнитель вносит отметку об исполнении в задачу по исполнению документа без прикрепления электронного образа.
7.3.6. Ответственный руководитель проверяет отметки об исполнении и прикрепленный электронный образ документа и в случае соблюдения всех требований по подготовке документов и их электронных образов вносит: - отметку "Исполнено" и завершает исполнение документа в СЭД (при этом в задаче по исполнению автоматически формируется действие "Доклад отправлен"); - отметку об исполнении на подлиннике входящего документа, если в РК в поле "Вид документа" выбран "Бумажный документооборот" или "Не подлежит переводу в ЭД", или на сопроводительном бланке Участника ЭД, если был выбран "Электронный документооборот".
7.4. Завершение исполнения документа и списание его в дело
7.4.1. Подлинник ответа, подготовленный и подписанный на бумажном носителе, направляется корреспонденту через Отдел делопроизводства или службу делопроизводства (ответственного за делопроизводство) Участника ЭД. Подписанный руководителем - Автором ответ корреспонденту является результатом исполнения входящего документа, в этих случаях дополнительного отчета об исполнении не требуется.
7.4.2. Подлинник отчета руководителю направляется Автору для вынесения резолюции о завершении (отметки "В дело") или возврате на доработку (продлении исполнения документа). Резолюция Автора фиксируется на подлиннике отчета и в Ленте действий задачи по исполнению документа в СЭД.
7.4.3. Для завершения исполнения входящего документа Администратор ЭД Участника ЭД: - проверяет правильность внесения отметок об исполнении в СЭД; - сравнивает прикрепленные в СЭД электронные образы ответов (отчетов) с подлинниками документов; - дублирует отметку об исполнении документа в бумажном варианте РК документа; - подготавливает подлинники документов для списания в дело; - передает подлинники документов в Отдел делопроизводства (если исполненный документ был зарегистрирован Отделом делопроизводства) или в службу делопроизводства Участника ЭД для архивного хранения.
7.4.4. В случаях, когда в поле "Вид документа" РК СЭД установлен "Бумажный документооборот", и при наличии штампа "Подлежит возврату" (в Отдел делопроизводства или службу делопроизводства Участника ЭД соответственно) для списания в дело подготавливаются подлинники: - входящего документа с отметкой об исполнении; - второго экземпляра ответа корреспонденту, если был подготовлен ответ; - первого экземпляра отчета руководителю с резолюцией руководителя о завершении исполнения, если был подготовлен отчет; - РК с отметкой об исполнении. Если в поле "Вид документа" РК СЭД установлен "Электронный документооборот", то вместо подлинника входящего документа подготавливается сопроводительный бланк Участника ЭД с отметкой об исполнении.
7.4.5. После передачи подлинников документов на архивное хранение резолюция Автора "В дело" (или Ответственного руководителя "Исполнено") подтверждается кнопкой "Завершить выполнение", при этом задача по исполнению документа закрывается, статус документа изменяется на "В архиве", документ переводится на архивное хранение в СЭД.