10.1. Порядок приема документов по ЭПЧ
10.1.1. Администратор ЭПЧ Участника ЭД постоянно отслеживает состояние официального электронного адреса ЭПЧ Участника ЭД и обрабатывает поступившие и отправляемые электронные сообщения.
10.1.2. Поступившими считаются электронные сообщения, помещенные в ходе сеанса обращения к серверу ЭПЧ в список входящих писем. Временем поступления письма считается время регистрации сообщения системой ЭПЧ.
10.1.3. Администратор ЭПЧ проверяет: - возможность открытия и прочтения полученного электронного сообщения и прикрепленных файлов; - подлинность электронной подписи (в случаях, если электронное сообщение или прикрепленные файлы заверены электронной подписью). При положительном результате проверки электронные сообщения передаются по ЭПЧ в соответствующие службы Участника ЭД для регистрации.
10.1.4. Администратор ЭПЧ имеет право не принимать электронное сообщение к обработке в случаях, когда: - электронное сообщение или прикрепленные файлы содержат вирусы; - электронное сообщение или прикрепленные файлы (один из файлов) не читаются (не открываются) или читаются (открываются) некорректно; - электронное сообщение и прикрепленные документы направлены в структурное подразделение ошибочно или не в полном объеме; - при отрицательном результате проверки электронной подписи.
10.1.5. Администратор ЭПЧ формирует и отправляет корреспонденту ответное электронное сообщение о прочтении сообщения или о невозможности приема документов.
10.1.6. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и содержащие служебные документы, адресованные Губернатору области, правительству области, заместителям Губернатора области, регистрируются Отделом делопроизводства.
10.1.7. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и содержащие обращения граждан, для регистрации пересылаются по ЭПЧ на официальный адрес отдела писем и приема граждан управления организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области.
10.1.8. Электронные сообщения, поступившие на официальный адрес ЭПЧ Администрации Губернатора области и адресованные руководителям структурных подразделений органов власти области (не указанных в подпунктах 8.1.6. и 8.1.7. настоящего Регламента), для регистрации пересылаются по ЭПЧ на официальный адрес Участника ЭД или служебный электронный адрес сотрудника Участника ЭД, которому адресовано сообщение.
10.1.9. Администратор ЭПЧ ведет учет поступивших электронных сообщений (кроме различного рода реклам, проспектов, содержащих информацию, не имеющую смыслового наполнения и т.д.) в журнале учета входящей ЭПЧ. В журнал учета входящей ЭПЧ вносятся: порядковый номер поступившего сообщения, электронный адрес корреспондента, краткое содержание сообщения (документа), отметка о передаче электронного сообщения Участнику ЭД или о возврате электронного сообщения корреспонденту с указанием причин возврата.
10.2. Порядок отправки документов по ЭПЧ
По ЭПЧ документы отправляются с использованием: - специальных средств СЭД; - официальных электронных адресов ЭПЧ Участника ЭД. В СЭД для рассылки документов используется специальный обработчик "Рассылка по ЭПЧ", электронный адрес рассылки из СЭД - PUVPRIAS @belregion.ru. Электронное сообщение формируется Пользователем, имеющим права на электронную рассылку, содержит файл формата *.rtf, в который выгружены данные РК документа и электронные образы документов, прикреплённые в РК документа с признаком "Окончательная версия". При отправке документа по ЭПЧ во вкладке "Журнал" автоматически фиксируется запись об отправке файлов с указанием e-mail-адресов получателей.
10.2.1. Порядок отправки организационно-распорядительных документов По ЭПЧ рассылаются все организационно-распорядительные документы, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования". Если руководитель структурного подразделения, подготовившего проект, устанавливает ограниченную рассылку, то способы рассылки уточняются с исполнителем. Сотрудник Отдела ОРД, ответственный за рассылку документов, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ документа, обработанного в соответствии с пунктами 5.1. - 5.3. раздела 5 настоящего Регламента, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения. Организационно-распорядительные документы отправляются адресатам в соответствии с листом (указателем) рассылки в трехдневный срок. Ответственность за составление листа (указателя) рассылки несет разработчик документа. После отправки сообщения по ЭПЧ сотрудник Отдела ОРД, ответственный за отправку документов, в листе (указателе) рассылки проставляет дату отправки, отметку о направлении документа адресатам, личную подпись. Ответственность за ежедневное прочтение документов, отправляемых по ЭПЧ из Отдела ОРД в соответствии с листом (указателем) рассылки, за своевременное информирование об изменении адреса ЭПЧ несет Администратор ЭПЧ Участника ЭД.
10.2.2. Порядок отправки телефонограмм на расширенное заседание правительства области Отправка телефонограмм на расширенное заседание правительства области осуществляется Отделом ОРД в соответствии со списками приглашенных. Телефонограммы и списки приглашенных в Отдел ОРД представляются управлением организационно-контрольной работы и административной реформы Администрации Губернатора области за 5 дней до даты заседания правительства области. Сотрудник отдела ОРД сканирует полученные телефонограммы - создает электронный образ, создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей (и просьбой подтвердить получение по указанной в сообщении форме), присоединяет к сообщению электронный образ, при необходимости обязательно устанавливает приоритет отправляемого сообщения. Администратор ЭПЧ Участника ЭД, получивший телефонограмму для руководителя, в обязательном порядке должен направить сразу после прочтения ответ в Отдел ОРД с подтверждением о получении телефонограммы по форме, указанной в сообщении. Сотрудник Отдела ОРД, отправивший телефонограммы, отслеживает их доставку и прочтение (на основании поступающих от адресатов подтверждений). Ответственность за своевременное прочтение сообщения и передачу телефонограммы приглашаемому руководителю несет Администратор ЭПЧ Участника ЭД.
10.2.3. Порядок отправки служебных документов
10.2.3.1. Исполнитель, подготовивший электронный образ документа, передает его для отправки по ЭПЧ Администратору ЭПЧ с обязательным указанием электронного адреса получателя. При направлении электронного образа документа нескольким адресатам Исполнитель передает Администратору ЭПЧ электронный образ списка рассылки документа, подготовленного по установленной форме.
10.2.3.2. Электронные образы документов, зарегистрированных Отделом делопроизводства, передаются для отправки Администратору ЭПЧ Администрации Губернатора области и отправляются с официального электронного адреса Администрации Губернатора области. Электронные образы документов, зарегистрированных службой делопроизводства Участника ЭД, передаются для отправки Администратору ЭПЧ Участника ЭД и отправляются с официального электронного адреса Участника ЭД.
10.2.3.3. Администратор ЭПЧ проверяет правильность оформления электронного образа документа. Электронные образы документов, оформленные с нарушениями, к отправке с официального адреса ЭПЧ не принимаются, возвращаются Исполнителю, подготовившему электронный образ документа, для внесения исправлений.
10.2.3.4. Администратор ЭПЧ создает электронное сообщение с обязательным заполнением всех полей, присоединяет к сообщению электронный образ документа, при необходимости устанавливает приоритет отправляемого сообщения.
10.2.3.5. Администратор ЭПЧ ведет учет отправляемых по ЭПЧ сообщений в журнале учета отправленной ЭПЧ. В журнал учета отправленной ЭПЧ вносятся: - порядковый номер отправляемого сообщения; - исполнитель, подготовивший электронный образ документа для отправки; - регистрационный номер отправленного документа; - электронный адрес получателя сообщения.
10.2.3.6. На последнем листе второго экземпляра служебного документа, подготовленного на бумажном носителе для архивного хранения, Администратор ЭД или Администратор ЭПЧ проставляет отметку "Отправлено по ЭПЧ" с указанием времени, даты и электронного адреса получателя, которую заверяет подписью.
10.2.3.7. Администратор ЭПЧ обязан отслеживать доставку и прочтение отправленных с официального адреса электронных сообщений (на основании поступающих от получателей подтверждений), вести их учет в журнале учета входящей ЭПЧ. В случае отсутствия подтверждения о прочтении сообщения адресатом Администратор ЭПЧ направляет электронное сообщение Исполнителю, подготовившему электронный образ документа. Исполнитель обязан связаться с адресатом и при необходимости принять меры по отправке документа другим способом (почтой, по факсу и т.д.).
10.2.3.8. Ответственность за содержание передаваемой информации, правильность оформления документа, отсутствие вирусов в файлах, возможность открытия и прочтения файлов возлагается на Исполнителя, подготовившего электронный образ документа для отправки по ЭПЧ, и руководителя соответствующего структурного подразделения органов власти области.