2.1. Основными функциями органов исполнительной власти, государственных органов Белгородской области являются:
- формирование, утверждение и доведение до подведомственных предприятий и организаций перечней объектов и уникальных документов в соответствии с пунктом 1.7 настоящего Положения;
- разработка проектов годовых планов поставки документации для страхового копирования;
- формирование бюджетных заявок на финансирование работ по созданию территориального фонда;
- доведение до предприятий и организаций, участвующих в создании территориального фонда, заказов на поставку документации для микрофильмирования;
- осуществление координации, методического сопровождения и проведения оперативной работы с предприятиями и организациями по вопросам комплектования, подготовки и отправки документации на микрофильмирование;
- микрофильмирование и сохранение документации, входящей в территориальный фонд;
- формирование и ведение отраслевых и территориальных банков данных;
- осуществление входного контроля документации, предоставляемой организациями - поставщиками документации, при необходимости отправка поступившей документации на доработку поставщику;
- осуществление текущего контроля и представление квартальной и годовой отчетности о создании и сохранении территориального фонда;
- санкционирование доступа к виду документации территориального фонда в целях его использования;
- нормативно-правовое, организационное и материально-техническое обеспечение комплекса работ по созданию и сохранению вида страхового фонда документации области.
2.2. Руководители предприятий и организаций, независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, участвующих в создании территориального фонда, отвечают за:
- планирование работ по поставке документов на страховое копирование, определение объема документации, подлежащей микрофильмированию, на листах формата A4;
- сбор и комплектование документов;
- проверку качества, полноты и комплектности документов и приведение их к регламентируемым требованиям и нормам;
- внесение изменений в документацию;
- содержательное аннотирование (описание) документов, необходимое для тематической классификации и индексирования страховых копий документов, осуществляемое по решению заказчика вида страхового фонда документации;
- поставку (отправку) документации для страхового копирования;
- учет отправляемых на страховое копирование и возвращенных после копирования документов;
- отчетность за выполнение работ по поставке документов на страховое копирование перед заказчиком вида страхового фонда документации.