4.1. Все поступающие обращения должны быть рассмотрены и по поставленным в обращении вопросам даны ответы, содержащие результат рассмотрения обращения.
4.2. Ответственный исполнитель по рассмотрению обращения изучает обращение с приложенными к нему материалами и при необходимости:
осуществляет подготовку проекта ответа (уведомления) гражданину, направившему обращение, в случае принятия руководителем исполнительного органа или его заместителем решения о признании очередного обращения гражданина безосновательным и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;
осуществляет подготовку проекта ответа на обращение в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
осуществляет подготовку проекта ответа с разъяснением порядка обжалования судебного решения, при этом полученное обращение возвращается гражданину;
осуществляет подготовку проекта запроса в другие исполнительные органы, органы местного самоуправления, должностным лицам для получения необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов;
обобщает для включения в проект ответа гражданину полученную от соисполнителей информацию.
4.3. Подготовленный проект ответа автору обращения согласовывается:
руководителем структурного подразделения исполнительного органа, ответственным за рассмотрение обращения, не позднее 3 дней с момента получения проекта ответа от ответственного исполнителя по рассмотрению обращения;
руководителем структурного подразделения исполнительного органа, являющегося соисполнителем по рассмотрению обращения, не позднее 3 дней с момента получения проекта ответа от структурного подразделения, ответственного по рассмотрению обращения.
4.4. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности ответственный исполнитель обязан передать по поручению руководителя ответственного структурного подразделения все имеющиеся у него на исполнении обращения по акту приема-передачи другому государственному гражданскому служащему в соответствии с его должностным регламентом.
4.5. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения ответ должен содержать:
конкретную и четкую информацию по существу поставленных в обращении вопросов;
результат рассмотрения обращения;
меры, принятые к виновным должностным лицам (при подтверждении фактов, изложенных в жалобе).
Если на обращение дается промежуточный ответ (уведомление о продлении), то в тексте указывается срок окончательного ответа.
4.6. Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий вносит в РКК СЭДД обращения следующие сведения:
1) результат рассмотрения обращения: "поддержано", "разъяснено", "не поддержано", "без контроля";
2) "принято решение" (при наличии);
3) дату снятия дела с контроля и фамилию ответственного за снятие обращения с контроля лица.
В поле "связанный документ" в РКК СЭДД ответа гражданину в обязательном порядке устанавливается связь на РКК исходного обращения.
4.7. При ответе заявителю не допускается представление взаимоисключающей по содержанию информации.
Запрещается направлять заявителям ответы с исправлениями (в том числе в реквизитах).
4.8. Ответы на обращения подписываются руководителем исполнительного органа, либо его заместителями, либо иными уполномоченными на то лицами, оформляются на официальном бланке исполнительного органа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах, утвержденной постановлением Правительства автономного округа, и должны содержать в том числе дату и регистрационный номер, наименование должности лица, подписавшего ответ, его инициалы, фамилию, подпись, в составе реквизита "Адресат" указывается фамилия и инициалы гражданина, его почтовый адрес.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 31.03.2017 N 242-П)
Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий перед отправкой ответа на обращение проверяет правильность оформления ответа, наличие приложений, соответствие адреса указанному в обращении. Неправильно оформленные ответы подлежат возврату исполнителю на доработку в течение 1 дня.
4.9. В ответе на обращение гражданина, направленное в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, федеральные органы исполнительной власти должна содержаться ссылка на наименование того органа государственной власти, в адрес которого гражданином было направлено обращение.