2.1. Прием обращений, поступивших через почтовое отделение связи, прием обращений лично у гражданина осуществляется ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим.
При приеме обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения и сообщается контактный телефон для получения информации по обращению.
(абзац введен постановлением Правительства ЯНАО от 20.02.2015 N 150-П)
2.2. Перед вскрытием почтового конверта проверяется правильность его адресования. Ошибочно доставленные почтовые конверты не вскрываются и возвращаются в доставившее их отделение почтовой связи.
2.3. После вскрытия почтового конверта проверяется наличие в нем письменных вложений и приложений к ним.
На письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами обращения в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах в течение 1 дня с момента поступления. Один экземпляр акта хранится в ответственном структурном подразделении исполнительного органа, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю. При наличии обратного адреса гражданин письменно уведомляется об отсутствии внутри почтового отправления письменного вложения или приложений к письменному вложению в течение 3 дней с момента регистрации обращения.
Поступившие документы, денежные знаки, ценные бумаги, подарки и т.д. направляются отправителю в течение 7 дней с момента регистрации обращения.
2.4. Поступившие документы, а также их копии (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие подобные приложения к обращению) скрепляются после обращения. В случае отсутствия самого обращения ответственным структурным подразделением либо ответственным служащим, принимающим почту, составляется акт с текстом "Письменного обращения в адрес руководителя исполнительного органа нет" с указанием даты и личной подписи, которая прилагается к поступившим документам.
Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают обращения, сохраняются вместе с обращениями в течение 5 лет.
2.5. Письмо, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, странный запах, цвет, заклеенное липкой лентой, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для отправлений (порошок и прочее), рассматривается как отправление, вызывающее подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, в соответствии с федеральным законодательством.
2.6. Обращение, поступившее в исполнительный орган, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием системы электронного делопроизводства и документооборота (далее - СЭДД) делопроизводителями, либо ответственным структурным подразделением, либо ответственным служащим данного исполнительного органа.
2.7. Ответственное структурное подразделение либо ответственный служащий определяет, каковы предмет и мотивы обращения, связаны ли они с нарушением и ущемлением законных прав лица, подавшего (направившего) обращение, выражено ли в обращении недовольство действиями государственных гражданских служащих (работников) исполнительного органа, содержит ли обращение сведения, связанные с недостатками деятельности исполнительного органа, или предложения по совершенствованию его деятельности.
По результатам проведенного анализа вне зависимости от правомерности либо неправомерности приведенных в обращении доводов поступившее обращение необходимо отнести к одному из трех видов: предложение, заявление, жалоба.
2.8. Обращения, поступившие в исполнительный орган, после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки регистрируются в СЭДД во вкладке обращения граждан (ОГ) в течение 3 дней с даты их поступления. На каждое обращение оформляется регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) в СЭДД с использованием индекса 01-18.
(в ред. постановления Правительства ЯНАО от 15.12.2015 N 1186-П)
Сканированное изображение обращения и приложения к нему прикрепляются к РКК обращения. Дальнейшая работа по обращению происходит с использованием его электронной копии. Подлинник (оригинал) обращения хранится в ответственном структурном подразделении и может быть передан ответственному исполнителю по его письменному запросу на период рассмотрения обращения по существу.
2.9. При регистрации обращений используется Типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений, утвержденный заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации от 28 июня 2013 года N А1-3695в (далее - Типовой общероссийский тематический классификатор обращений граждан, организаций и общественных объединений).
На первой странице обращения в правом нижнем углу (или на свободном поле) проставляется регистрационный штамп, где указывается дата регистрации и входящий номер.
Делать какие-либо надписи и отметки на обращениях не допускается.
2.10. В новом календарном году нумерация вновь поступивших обращений начинается с первого номера.
При регистрации обращения в РКК обращения в СЭДД вносятся:
место регистрации;
дата регистрации;
вид обращения: заявление, предложение, жалоба;
форма обращения;
корреспондент: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя (в именительном падеже), если обращение коллективное - коллективное, муниципальное образование, группа лиц (жители, работники и т.д.), через кого - вносится фамилия автора, который стоит в списке первым, или указанное в обращении контактное лицо, в типе автора указывается "коллектив";
регион: ЯНАО, РФ, СНГ (при наличии);
город (при наличии);