Архивные учреждения республики, обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, выполняют важные функции по сохранению документальной памяти государства и общества, пополнению информационных ресурсов, предоставлению государственных и муниципальных услуг населению. Предоставляя доступ к официальной информации республиканских органов государственной власти и подведомственных им организаций, они содействуют решению задач социально-экономического развития страны и республики, способствуют развитию гражданского общества и эффективному государственному управлению. Ежегодно их услугами пользуются тысячи граждан. Сохраняя и приумножая свои собрания, республиканские архивы также служат и будущим поколениям россиян.
В ходе осуществления своих функций архивные учреждения применяют специальные термины:
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных;
единица хранения архивных документов - физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение.
Работу по комплектованию, хранению и использованию государственных информационных ресурсов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики осуществляют Архивная служба Кабардино-Балкарской Республики (управление центрального государственного архива и управление центра документации новейшей истории) и 13 архивных подразделений местных администраций муниципальных районов и городских округов.
В последние годы архивными органами и учреждениями Кабардино-Балкарской Республики достигнуты определенные положительные результаты по сбору, хранению документов, имеющих архивную ценность, и оказанию услуг исследователям и населению.
Сегодня Архивный фонд Кабардино-Балкарской Республики представляет собой многосторонний комплекс источников по истории республики с 1811 по 2013 год и включает 649308 единиц хранения, многие из которых в силу своей уникальности являются государственными раритетами, имеющими историческую, культурную, материальную ценность, и выступают составной частью достояния всех наших народов.
Структура распределения документов по видам документации: управленческая документация 66,5 процента;
документы личного происхождения (архивные фонды видных деятелей республики) - 6,7 процента;
документы по личному составу - 17,5 процента;
фотодокументы - 8,6 процента;
научно-техническая документация - 0,7 процента.
Показатель уровня описания архивных документов в государственных архивах Кабардино-Балкарской Республики составляет 100 процентов. Все документы упорядочены, закартонированы и внесены в описи.
Систему научно-справочного аппарата государственных архивов составляют 4968 описей, база данных "Архивный фонд", в которую введено 184892 единицы хранения, что составляет 31,3 процента Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики, и систематический каталог объемом 502711 карточек.
За последние годы в Архивной службе Кабардино-Балкарской Республики созданы страховые копии на 55366 единиц хранения, что составляет 8,5 процента от общего количества документов Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики. Объем страхового фонда составляет 3387586 кадров негатива.
В целях обеспечения сохранности архивных документов архивистами республики планомерно решаются проблемы старения документов: проводится мониторинг состояния архивных документов на бумажной основе, производится выявление документов с повреждениями носителя и текста, ежегодно восстанавливается 2500 и реставрируется 75000 листов.
Одним из приоритетных направлений деятельности республиканских архивных учреждений является комплектование Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики.
В список организаций - источников комплектования Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики входят 200 государственных учреждений, общественно-политических партий и движений и 338 граждан.
Ежегодно состав Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики пополняется более чем на 7000 единиц хранения.
Документы Архивного фонда Кабардино-Балкарской Республики активно используются. На их основе готовятся монографии, дипломные работы, исследования по истории населенных пунктов и генеалогического характера, фотодокументальные выставки, статьи, обзоры и подборки документов в средствах массовой информации. Ежегодно в читальных залах Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики работают более 300 пользователей, регистрируются свыше 2,5 тысяч посещений, исполняются более 6000 социально-правовых и тематических запросов.
С целью расширения источниковедческой базы для изучения актуальных проблем истории новейшего периода специалисты Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики проводят рассекречивание ранее закрытых документальных комплексов.
Важным направлением деятельности Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики является выявление особо ценных и уникальных документов, их учет для обеспечения гарантированной сохранности, разработка более совершенного научно-справочного аппарата для их эффективного использования.
Вместе с тем в деятельности архивных учреждений Кабардино-Балкарии сегодня существует ряд нерешенных проблем, значительно превышающих возможности республики по их одновременному и комплексному решению.
Износ зданий, инженерных коммуникаций государственных архивов республики не позволяет поддерживать оптимальные условия хранения архивных документов, что создает реальную угрозу их физической сохранности. Отсутствуют системы кондиционирования и вентиляции, системы автоматического пожаротушения, способные гарантировать необходимую степень безопасности архивных фондов. Особо остро стоит вопрос отсутствия свободных площадей в архивохранилищах Архивной службы Кабардино-Балкарской Республики, загруженных более чем на 95 процентов.
Интенсивное использование документов, в том числе содержащих персональные данные, способствует их физическому изнашиванию, требует проведения реставрационных работ, для осуществления которых необходимо приобрести специальное современное оборудование.
Одним из важнейших условий существования гражданского общества является свободный доступ к информации, в том числе к документальному историческому наследию, хранящемуся в архивах. Постоянно возрастающая потребность в архивных информационных услугах, необходимость оперативного представления документной информации пользователям в значительной степени удовлетворяется посредством проведения различного рода информационных мероприятий, выставочной деятельности, издания документальных сборников по актуальной исторической тематике, а также благодаря постоянному совершенствованию автоматизированных информационно-поисковых систем архивов, переводу архивных документов в электронную форму, развитию систем обмена информацией с помощью глобальных информационных сетей.