7.1. Директор Департамента финансов устанавливает распорядок операционного дня, график приема и обработки полученных документов.
7.2. Право подписания документов по внутреннему документообороту Департамента финансов, расчетных и кассовых документов предоставляется директору Департамента финансов (уполномоченному лицу) и главному бухгалтеру Департамента финансов (уполномоченному лицу).
7.3. Распределение и закрепление конкретных обязанностей за работниками Отдела единого казначейского счета и Отдела по работе с получателями средств в административно-территориальных единицах автономного округа, в том числе осуществление приема, контроля и выдачи документов по доведению бюджетных данных; приема, контроля и оформления расчетных документов; формирования и выдачи информации об операциях по исполнению бюджетов, определяет директор Департамента финансов (уполномоченное лицо) в соответствии с Должностным регламентом.
7.4. Организация документооборота в Департаменте финансов устанавливается таким образом, чтобы обеспечить своевременную обработку документов, полученных как в электронном виде, так и на бумажных носителях, и отражение проведенных операций на лицевых счетах и в бюджетном учете.
7.5. Прием расчетных документов от главных распорядителей (распорядителей) получателей бюджетных средств и главных администраторов источников финансирования дефицита бюджета автономного округа в электронном виде для их исполнения в течение текущего рабочего дня производится в день их поступления в Департамент финансов в течение первой половины текущего дня. Начало и окончание операционного дня, в том числе время приема расчетных документов клиентов, устанавливается Департаментом финансов с учетом регламента обмена расчетными документами с Управлением Федерального казначейства по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре и Расчетно-кассовыми центрами подразделений Центрального банка РФ.
Прием расчетных документов от главных распорядителей (распорядителей) получателей бюджетных средств и главных администраторов источников финансирования дефицита бюджета автономного округа на бумажном носителе для их исполнения в течение текущего рабочего дня производится в день их поступления в Департамент финансов до 12-00 часов местного времени.
Документы, поступившие в Департамент финансов по истечении времени, указанного в настоящем пункте, исполняются в течение следующего рабочего дня.
7.6. Прием документов, поступивших в Департамент финансов на бумажном носителе, производится уполномоченным работником отдела единого казначейского счета или отдела по работе с получателями средств в административно-территориальных единицах автономного округа.
На всех документах, поступивших в Департамент финансов на бумажном носителе, в обязательном порядке ставится отметка уполномоченным работником отдела единого казначейского счета или отдела по работе с получателями средств в административно-территориальных единицах автономного округа с указанием даты дня, в котором они должны быть исполнены.
Если документ по какой-либо причине не может быть принят к исполнению, он регистрируется в Журнале регистрации неисполненных документов:
при представлении документа на бумажном носителе он возвращается клиенту не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления документа в Департамент финансов, с приложением Протокола с указанием причины возврата;
при представлении документа в электронном виде до 12-00 часов местного времени Департамент финансов информирует клиента Протоколом в электронном виде с указанием причины отказа в принятии документа к исполнению в течение текущего рабочего дня, после 12-00 часов местного времени - на следующий рабочий день.
При этом если документ представлялся на бумажном носителе, то он возвращается со штампом "Отклонено".
7.7. Порядок хранения и создание условий для сохранности документов постоянного пользования осуществляются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. При этом доступ к документам должен быть ограничен внутренним регламентом.