2.1. Основанием для выделения денежных средств на представительские расходы является распоряжение Администрации муниципального района "Заполярный район".
2.2. Для подготовки распоряжения о выделении средств:
2.2.1. На мероприятия, для проведения которых установлен норматив расходов, не менее чем за 3 рабочих дня (в исключительных случаях - менее чем за 3 рабочих дня) до их проведения уполномоченным должностным лицом Администрации на имя главы Администрации муниципального района "Заполярный район" направляются в письменном виде предложения с указанием целей и сумм расходов (в пределах установленного норматива).
2.2.2. По иным мероприятиям предложения направляются главе Администрации муниципального района "Заполярный район" не менее чем за 7 рабочих дней до планируемого мероприятия. Одновременно предоставляется программа планируемого мероприятия, в которой указывается дата и место проведения мероприятия, приглашенные лица, смета расходов на его проведение.
2.3. Распоряжение о выделении денежных средств, смета расходов, утвержденные главой Администрации, направляются главному бухгалтеру Администрации.
2.4. В распоряжении назначается должностное лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.
2.5. Назначенное должностное лицо обязано своевременно оформить документы, связанные с расходованием денежных средств на представительские расходы, и не позднее 30 дней со дня выдачи представить главному бухгалтеру Администрации авансовый отчет о выданных на представительские расходы суммах.
2.6. Финансирование представительских расходов с нарушением установленного порядка их использования не допускается.