4.1. Уполномоченный орган формирует в отношении гражданина, обратившегося за предоставлением справки, личное дело, в которое брошюруются заявление и документы, представленные гражданином, межведомственные запросы и ответы, полученные на указанные запросы, решение о выдаче справки о праве на меры социальной поддержки многодетным семьям, а также иные документы, влияющие на предоставление справки.
Личное дело хранится в течение 2 лет со дня принятия решения о выдаче справки о праве на меры социальной поддержки многодетным семьям.
В случае обращения гражданина, получившего справку, за предоставлением ежеквартальной денежной выплаты, и (или) ежегодной денежной выплаты, и (или) ежемесячной денежной выплаты заявление о предоставлении ежеквартальной денежной выплаты, решение о предоставлении (об отказе в предоставлении) ежеквартальной денежной выплаты, решение о прекращении ежеквартальной денежной выплаты, решение о возобновлении ежеквартальной денежной выплаты, а также иные документы, влияющие на предоставление ежеквартальной денежной выплаты, и (или) заявление о предоставлении ежегодной денежной выплаты, решение о предоставлении (об отказе в предоставлении) ежегодной денежной выплаты, а также иные документы, влияющие на предоставление ежегодной денежной выплаты, и (или) заявление о предоставлении ежемесячной денежной выплаты, решение о предоставлении (об отказе в предоставлении) ежемесячной денежной выплаты, решение о прекращении ежемесячной денежной выплаты, решение о возобновлении ежемесячной денежной выплаты, а также иные документы, влияющие на предоставление ежемесячной денежной выплаты, приобщаются в сформированное в отношении такого гражданина личное дело. В указанном случае личное дело хранится в течение 5 лет со дня прекращения ежеквартальной денежной выплаты и (или) ежемесячной денежной выплаты.
4.2. Уполномоченный орган формирует в отношении гражданина отказное дело, в которое брошюруются заявление и документы, представленные гражданином, межведомственные запросы и ответы, полученные на указанные запросы, решение об отказе в выдаче справки о праве на меры социальной поддержки многодетным семьям, а также иные документы, влияющие на принятие указанного решения.
Отказное дело хранится в уполномоченном органе в течение 1 года со дня вынесения соответствующего решения.
4.3. В случае утраты личного дела или отказного дела уполномоченный орган принимает меры по их восстановлению.