Руководство администрации Волгограда, руководители структурных подразделений, которым были направлены на рассмотрение обращения, дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.
Ответ на устное обращение может быть дан устно с согласия гражданина в ходе личного приема, если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
Обращение считается рассмотренным, когда дан ответ заявителю по существу всех вопросов, поставленных в обращении, и приняты по ним необходимые меры.
Для организации исполнения обращения ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, осуществляет сбор всех материалов от них, подготовку итогового документа. Соисполнители представляют ответственному исполнителю информацию каждый в своей части в течение первой половины срока, отведенного на исполнение обращения.
Ответственный исполнитель готовит сводный проект ответа на обращение согласно резолюции с учетом предложений и информации всех соисполнителей. Ответы соисполнителя заявителю только в рамках своих полномочий не допускаются, за исключением случаев, когда невозможно назначить ответственного исполнителя.
Ответственность за качественное, своевременное рассмотрение вопросов, поставленных в обращениях несет должностное лицо, назначенное ответственным исполнителем. Соисполнители несут ответственность за качественную подготовку, полноту, достоверность и своевременность предоставляемых информации и материалов.
Порядок подготовки и оформления исходящих проектов документов по обращениям аналогичен подготовке проектов документов, проходящих через службу делопроизводства.
Исполнитель определяет количество экземпляров документа, необходимое для отправки адресатам, обеспечивает тиражирование документа.
Документ передается в отдел обращений граждан для регистрации. Отправляемые документы должны поступать в отдел обращений граждан правильно и полностью оформленными, подготовленными к регистрации и отправлению, с ссылками на исходный документ, приложениями; документ должен быть передан в необходимом количестве экземпляров: по одному экземпляру для отправки каждому из адресатов; один дополнительный экземпляр с подписью руководителя и визой исполнителя - для помещения в дело.
Ответственность за правильность оформления документа несет исполнитель документа. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю для доработки.