4.4.1. Регистрация поступающих документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт их получения. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля. Регистрация осуществляется независимо от способа доставки один раз в службе делопроизводства.
4.4.2. Регистрация поступающих документов включает в себя:
внесение в САДД сведений о документе;
проставление регистрационного штампа с указанием даты поступления и регистрационного номера документа;
сканирование документа, поступившего на бумажном носителе, и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к РК в САДД;
передача несканируемых документов (например, приложения) при внесении в САДД на рассмотрение на бумажном носителе с отметкой в примечании РК документа об отсутствии сканируемого документа, например:
Приложения в бумажном виде; диск; брошюра и т.п.;
при невозможности установления количества листов приложения в примечании РК в САДД указывается "Приложение в электронном виде".
4.4.3. При регистрации поступающих документов обязательно указываются:
регистрационный номер документа;
дата регистрации документа;
сведения о корреспондентах (одном или нескольких): названия организаций, направивших документ в администрацию Волгограда, структурное подразделение; для каждой организации нужно указать фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, а также регистрационные реквизиты (регистрационный номер и дату регистрации) поступающего документа по данным отправителя;
адресат: фамилия, имя, отчество должностного лица (одного или нескольких), которому адресован документ и которому он должен быть направлен на рассмотрение;
краткое содержание документа;