Основными формами использования документов являются:
исполнение запросов юридических и физических лиц (далее - пользователи);
выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений.
Исполнение запросов пользователей осуществляется на основании письменного обращения в форме справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда или письменного отказа в предоставлении справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации.
Выдача документов, хранящихся в общем отделе, работникам структурных подразделений осуществляется с разрешения начальника общего отдела на основании письменного запроса.
Документы выдаются после регистрации в журнале учета выдачи дел из общего отдела аппарата главы Волгограда, где указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела, лист указанного журнала оформляется по форме согласно приложению 23 к Инструкции.
Изъятие документов допускается по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.
Изъятие документов производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного разрешения руководителя аппарата главы Волгограда.
С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются руководителем аппарата главы Волгограда, печатью администрации Волгограда, и приобщаются к соответствующей единице хранения.
В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения - уничтожаются.
Подлинные личные документы выдаются владельцу на основании письменного обращения с разрешения руководителя аппарата главы Волгограда по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных документах.
Передача документов на архивное хранение в МКУ "ВГА" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение по форме согласно приложению 24 к Инструкции, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр указанного акта после сдачи архивных документов остается в МКУ "ВГА", другой возвращается в общий отдел. Вместе с архивными документами передаются четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, а также один - в электронном виде, после принятия документов один экземпляр описи на бумажном носителе возвращается в общий отдел.