Законченные делопроизводством отправляемые документы (в бумажном, электронном виде) в 10-дневный срок после даты исполнения документа должны быть оформлены и списаны в дело. Экземпляр отправляемого документа должен помещаться в дело только после отправки адресату.
Списание экземпляра отправляемого документа в дело оформляет служба делопроизводства, выполнившая отправку документа, с указанием даты списания. Документ помещается в папку с соответствующим номенклатурным делом.
Отметка о списании экземпляра вносится в САДД в обязательном порядке.
Законченные делопроизводством дела в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда хранятся в службе делопроизводства или структурном подразделении.