4.9.1. Общий порядок работы с отправляемыми документами.
Основные этапы работы с отправляемыми документами:
подготовка и оформление проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание (утверждение) документа;
подготовка документа к пересылке адресату;
регистрация документа;
пересылка документа адресату;
помещение экземпляра документа в дело.
Информация о зарегистрированных документах, их отправке адресатам заносится в САДД и хранится в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда. Решение о необходимости учета в САДД проектов отправляемых документов и стадии их согласования (на подписи, на регистрации и др.) принимает руководитель структурного подразделения, подготавливающего документ.
4.9.2. Порядок подготовки и оформления проекта документа.
Исполнитель собирает и обрабатывает информацию, необходимую для подготовки отправляемого документа, готовит проект документа, оформляет его в соответствии с общими требованиями к оформлению документов, указанными в разделе 3 Инструкции.
Проект документа регистрируется в САДД.
Регистрация проекта отправляемого документа в САДД включает в себя: