Обращения регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.
Обращение в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, подлежит регистрации в течение трех рабочих дней со дня поступления в администрацию Волгограда, после чего незамедлительно передается руководству администрации Волгограда согласно распределению обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.
Передача обращений на исполнение без регистрации и резолюции руководства администрации Волгограда не допускается.
Обращения, поступившие в предпраздничные дни, регистрируются в течение трех рабочих дней, следующих после нерабочих дней.
В пределах регистрационного массива по группам документов (устное обращение, письменное обращение, переписка по обращению, ответ на обращение) каждому документу присваивается регистрационный номер только один раз.
Регистрационный номер поступающего и отправляемого документа состоит:
из Первой буквы фамилии;
из разделителя-дефиса;
из порядкового номера документа в пределах группы документов и календарного года, например:
А-2543, где:
А - первая буква фамилии гражданина;
2543 - порядковый номер письма, поступившего в контрольное управление аппарата главы Волгограда.
Порядковый номер присваивается документам начиная с первого номера - с 01 января каждого года.
Очередное обращение регистрируется через разделитель - наклонная черта, например: