Предварительное рассмотрение документов по обращениям проводится с целью их распределения исходя из оценки их содержания, на основании установленного в администрации Волгограда распределения обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда, в структурном подразделении - на основании положения о структурном подразделении.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы по обращениям, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Документы, поступающие в администрацию Волгограда на имя руководства администрации Волгограда, также без указания конкретного лица, после предварительного рассмотрения передаются по назначению в соответствии с распределением обязанностей между главой Волгограда, первым заместителем главы Волгограда - руководителем департамента финансов администрации Волгограда, заместителями главы Волгограда, руководителем аппарата главы Волгограда.
Поручения по рассмотрению обращений отражаются в резолюциях в САДД. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы ответственного исполнителя (соисполнителя), задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, подпись и дату. Если резолюция не содержит срок исполнения, то документ подлежит исполнению в течение 30 дней со дня регистрации обращения, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации.
Фамилии исполнителей в резолюции формируются в последовательности, соответствующей статусу должности.
Если поручение по рассмотрению обращения адресовано одновременно нескольким должностным лицам, ответственность за своевременную подготовку ответа на обращение и представление информации об исполнении несет должностное лицо, назначенное ответственным исполнителем (в САДД перед фамилией ответственного исполнителя проставляется восклицательный знак).
Соисполнители несут ответственность за полноту, достоверность и своевременность предоставляемых информации и предложений.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, необходимого для рассмотрения обращения, руководство администрации Волгограда вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом гражданина, направившего обращение.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в органы государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его имя, фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение.
В случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации, руководство администрации Волгограда может принять решение о направлении обращений, поступивших в администрацию Волгограда, в органы государственной власти Российской Федерации, Волгоградской области, местного самоуправления Волгограда, оставлении обращений без ответа, прекращении переписки с гражданином, возвращении обращения гражданину.
К бумажному носителю обращения прикладывается талон-поручение (резолюция), распечатанный из САДД.