Предметом экспертизы ценности документов (далее - экспертиза ценности) является определение соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и отбора документа и (или) документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации или выделения к уничтожению по истечении установленного срока хранения.
Объектом экспертизы ценности является документ и (или) документы.
Экспертиза ценности проводится на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся роль и место администрации Волгограда в Российской Федерации, значимость выполняемых ею полномочий и функций, время и место образования документа.
К критериям содержания относятся значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение этой информации в других документах, подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся вид документа, форма фиксирования и передачи содержания, юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей) документа, его физическое состояние.
Критерии экспертизы ценности применяются ко всем видам документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда.
Задачами экспертизы ценности являются:
определение сроков хранения документов при разработке номенклатуры дел;
отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, передачи в общий отдел, а также для передачи документов постоянного хранения в МКУ "ВГА";
выявление документов с истекшими сроками хранения для включения их в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Экспертизе ценности подлежат все документы администрации Волгограда независимо от видов носителей и способов записи.
Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем аппарата главы Волгограда описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу запрещается.
Решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации принимается экспертно-проверочной комиссией комитета культуры Волгоградской области.