Письменные обращения поступают в администрацию Волгограда как непосредственно от граждан, принесенные лично в отдел обращений граждан, так и через почту России, посредством электронной почты, через органы государственной и исполнительной власти Волгоградской области, Государственную Думу Российской Федерации, Волгоградскую областную Думу, Волгоградскую городскую Думу, органы прокуратуры, иные организации.
Обращение, поступившее в службу делопроизводства, в тот же день передается в отдел обращений граждан для регистрации, в виде электронного документа - пересылается на общий электронный ящик отдела обращений граждан (prgr@volgadmin.ru).
При представлении гражданином обращения в отдел обращений граждан лично по просьбе гражданина работниками отдела обращений граждан на втором экземпляре обращения, представленного гражданином, проставляется штамп установленного образца о принятии обращения с указанием даты представления обращения.
При получении работниками отдела обращений граждан документов по обращениям для регистрации (обращения, другие документы по обращениям) работниками отдела обращений граждан на документе проставляется дата его получения.
На пакетах с пометкой "Лично" проставляется только дата получения и они передаются адресату без вскрытия, не регистрируются и не подлежат учету.
При вскрытии конвертов с документами работниками отдела обращений граждан проверяются правильность определения адресата, оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений составляется акт в одном экземпляре по форме согласно приложению 12 к Инструкции, который хранится в одном экземпляре на бумажном носителе в папке дела и САДД. Конверты сохраняются, сканируются вместе с обращением.