В Инструкции используются следующие термины и определения:
автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
архив - структурное подразделение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по содержательному признаку и целевому назначению;
внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания;
документ временного срока хранения - документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;
выписка из документа - часть текста документа, заверенная в установленном порядке;
дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;