4.11.1. Делопроизводитель выполняет сортировку зарегистрированных отправляемых документов в соответствии с адресатами и видами отправки.
Сортировка отправляемой корреспонденции выполняется средствами САДД.
4.11.2. Для корреспонденции, отправляемой почтой (простой, заказной), служба делопроизводства составляет реестры рассылки в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми в установленном порядке.
4.11.3. Документы за подписью руководства администрации Волгограда, отправляемые почтой (простой, заказной), отдел документационного обеспечения вкладывает в конверты, которые заклеивает и маркирует.
Документы за подписью руководства администрации Волгограда по обращениям граждан, отправляемые почтой (простой, заказной), работники отдела обращений граждан вкладывают в конверты, заклеивают и передают до 16.00 час. для отправки в отдел документационного обеспечения.
Документы за подписью руководителя структурного подразделения соответствующая служба делопроизводства вкладывает в конверты, заклеивает, оформляет и передает в отдел документационного обеспечения для отправки до 16.00 час.
Несколько документов, одновременно отправляемых в один адрес, должны вкладываться в один конверт.
Для отсылки документов адресатам конверты маркируются на франкировальной машине с оттиском адреса администрации Волгограда.
4.11.4. Отправку документов осуществляет служба делопроизводства.
Отметка об отправке (и виде отправки) документа вносится в РК документа в САДД в обязательном порядке каждому адресату.
4.11.5. Обработка и отправка документов выполняется службой делопроизводства не позднее трех рабочих дней со дня получения их от исполнителя, но не позднее срока рассмотрения соответствующего документа, предусмотренного действующим законодательством Российской Федерации.