Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.
Номенклатура дел является основой для формирования дел, составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений и наименования функций, направлений деятельности администрации Волгограда, структурных подразделений.
Первым в номенклатуре дел администрации Волгограда располагается структурное подразделение, в котором формируется нормативная правовая и организационно-распорядительная документация.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов, в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки дел, содержащие электронные документы, а также заголовки дел, содержащие как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел с указанием в графе "Примечания" особенностей формирования дела и вида носителя информации.
Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел.
Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отображать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:
номинальный - название вида дела (переписка, журнал, документы) или вида документов, включенных в дело (постановления, распоряжения, протоколы);
авторский - наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);
корреспондентский - наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;
предметно-вопросный - краткое содержание документов дела;
хронологический - дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;