4.10.1. Регистрация отправляемых документов представляет собой запись учетных данных о документе по устанавливаемой форме, фиксирующую факт его создания и отправления. Цель регистрации - обеспечение учета документов, поиска документной информации и контроля.
Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в отправляемых документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.
Регистрации подлежат все отправляемые документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: документы, отправляемые в сторонние организации, структурным подразделениям, физическим лицам.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле службы делопроизводства.
Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в САДД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.
Допускается не распечатывать в дело отправляемый документ, подписанный электронной подписью и отправляемый в форме электронного документа. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в САДД.
Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со службой делопроизводства.
4.10.2. Регистрация отправляемого документа включает в себя:
внесение информации о документе в РК в САДД;
сканирование документа и прикрепление полученного файла (электронного образа документа) к РК в САДД.
4.10.3. При регистрации отправляемого документа обязательно указываются: