Архивные документы подлежат передаче на хранение в общий отдел не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела муниципальных служащих администрации Волгограда, уволенных с муниципальной службы, передаются в общий отдел по истечении 10 лет со дня увольнения.
Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению в установленном порядке.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и включению в опись дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел (заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов);
в дело включается один экземпляр каждого документа;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся;
распоряжения группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии);
переписка систематизируется в деле в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативные письма - по дате регистрации. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.