3.8.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) координационных, экспертных и других органов.
3.8.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут оформляться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.
3.8.3. В администрации Волгограда протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
наименование организации - автора документа - указывается полное официальное наименование структурного подразделения. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;
наименование вида документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;
вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;
место составления (издания) документа - указывается при необходимости, печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;
дата документа и регистрационный номер документа. Дата документа оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой документа является дата проведения заседания (совещания). Регистрационный номер документа обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.
3.8.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти, органов местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.