4.1.1. Движение документов со дня их создания или получения до завершения исполнения или отправки ответа заявителю (организации, учреждению) образует документооборот администрации Волгограда, структурного подразделения. Прохождение и исполнение документов должно быть оперативным, все операции должны выполняться в порядке и последовательности, указанных в Инструкции.
Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организация движения документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени в условиях электронного документооборота.
В процессе документооборота обеспечивается:
прием и первичная обработка поступающих документов;
предварительное рассмотрение поступающих документов;
регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством администрации Волгограда, руководством структурного подразделения;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
обработка и отправка отправляемых документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело.
Документооборот в администрации Волгограда, структурных подразделениях осуществляется с использованием САДД.