4.2.1. Общий порядок работы с поступающими документами.
Все поступившие документы проходят первичную обработку в день поступления, а при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.
Документы регистрируются в день их поступления до 16.00 час. датой текущего дня, а с 16.00 час. - датой следующего дня.
На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, по электронной почте, проставляется отметка о поступлении документа.
4.2.2. Основные этапы работы с поступающими документами заключаются в приеме и первоначальной обработке поступающих документов на бумажном носителе: проверка правильности доставки документов, проверка целостности упаковки, вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций), проверка целостности документов, включая приложения, уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов).
4.2.3. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа - работнику, уполномоченному на обработку документов ограниченного доступа.
Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Вручить немедленно", незамедлительно проходят первичную обработку, регистрацию и передаются на рассмотрение.
4.2.4. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю в течение трех календарных дней со дня получения, поступившие по электронной почте, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю в течение одного часа с момента получения.
4.2.5. При обнаружении повреждения поступающего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему составляется акт по форме согласно приложению 12 к Инструкции в трех экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр высылается отправителю, второй - приобщается к поступающему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение, третий экземпляр остается в службе делопроизводства.
Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства.
4.2.6. Конверты после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда надо установить адрес отправителя или при большом (более 10 календарных дней) расхождении между датами подписания и получения документов. Конверт или упаковка подлежит сканированию и прикреплению к РК документа в САДД, сам конверт с бумажным носителем передается на рассмотрение.