5.1. Порядок записи и подготовки личного приема заявителя.
5.1.1. Основанием для начала рассмотрения обращений в рамках личного приема заявителя является обращение в министерство для записи на личный прием к должностным лицам министерства согласно графику, утвержденному министром. Запись на прием к должностным лицам министерства осуществляется ежедневно с 9.00 до 12.00 и с 14.00 до 16.00, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Должностные лица министерства осуществляют прием заявителей по вопросам, относящимся к их компетенции и полномочиям.
Заявители вправе обращаться для записи на личный прием лично или через своих полномочных представителей в соответствии с действующим законодательством.
5.1.2. Запись на личный прием к министру осуществляется в приемной министерства после предварительного собеседования с заявителями, пришедшими на запись. Заявитель для записи на прием предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Заявителю, желающему записаться на прием к министру, по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления муниципальных образований Ярославской области или их должностных лиц, для разрешения которых он ранее не обращался в указанные органы, к должностным лицам министерства, сотрудником министерства, ведущим запись на прием, предлагается первоначально обратиться в соответствующий орган, к должностному лицу, а затем обратиться к министру, первому заместителю министра, заместителю министра либо заместителю министра - начальнику отдела, в должностные полномочия которых входит курирование данных вопросов.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностных лиц министерства, сотрудником министерства, проводившим запись на личный прием, дается разъяснение заявителю, касающееся того, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
При предварительном собеседовании для записи заявителя на личный прием к должностным лицам министерства заводится регистрационная карточка первичного учета заявителей, обратившихся на прием, в которой указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя, адрес по месту регистрации, сведения о том, куда и по каким вопросам заявитель ранее обращался, вопрос, по которому заявитель обращается к должностному лицу министерства в день записи на личный прием, контактный телефон. Данные в регистрационную карточку первичного учета заявителей, обратившихся на прием, заносятся из документа, удостоверяющего личность заявителя, и иных документов и материалов, представленных при записи на прием.
Заявителю, записавшемуся на личный прием, сообщаются дата, место и время проведения личного приема.
5.1.3. По результатам записи на личный прием в приемной министерства оформляется список записавшихся заявителей с указанием заданных вопросов с представленными заявителями материалами, который передается на бумажном носителе должностному лицу министерства, проводящему личный прием. Если записавшийся заявитель ранее обращался в министерство, материалы обращений подбираются из текущего архива обращений граждан министерства, распечатываются и передаются в приемную для подготовки личного приема.
5.1.4. В случае переноса дня приема или изменения времени и места приема заявитель, записавшийся на личный прием, уведомляется об этом сотрудником отдела развития инфраструктуры системы образования и организационной работы министерства, осуществляющим запись на личный прием.
5.2. Проведение личного приема должностными лицами министерства.
5.2.1. Прием заявителей должностными лицами министерства осуществляется, как правило, в служебных кабинетах должностных лиц министерства. Помещение, в котором осуществляется личный прием заявителей, может быть оборудовано средствами аудио- и видеофиксации, о чем во время приема уведомляется заявитель.
5.2.2. На личном приеме заявителей министром присутствует сотрудник отдела развития инфраструктуры системы образования и организационной работы министерства, на которого возложены обязанности по организации и подготовке личного приема. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях одновременно ведется личный прием только 1 заявителя, за исключением случаев коллективного обращения граждан.