2.1. В органе власти создается архив электронных документов в ИС "СЭД", обеспечивающей управление архивными электронными документами.
Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:
- временного срока хранения (до 10 лет включительно);
- временного срока хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;
- постоянного срока хранения.
Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архива электронных документов органа власти.
Ежегодно не позднее последней декады декабря ответственным за архив органа власти (далее - ответственный за архив) в ИС "СЭД" вносится номенклатура дел органа власти на очередной год с обязательным указанием сроков хранения дел, номеров статей в соответствии с нормативными правовыми актами, устанавливающими сроки хранения документов.
Номенклатура в течение года может корректироваться в ИС "СЭД" ответственным за архив.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти.
Исполнитель документа в органе власти при подготовке электронного документа помещает его в электронное дело путем выбора индекса дела согласно номенклатуре дел органа власти.
В электронный архив органа власти включаются электронные документы в формате архивного хранения.
Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:
а) файл основной части электронного документа (в формате PDF/A);
б) файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);