Об утверждении Положения об архиве министерства экономического развития и промышленности Иркутской области и Положения об экспертной комиссии министерства экономического развития и промышленности Иркутской области

Глава 3. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА

9. К задачам архива относятся:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения;

2) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности министерства;

3) учет, обеспечение сохранности, использование документов, находящихся на хранении в архиве;

4) использование документов, находящихся на хранении в архиве;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области";

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве министерства и своевременной передачей их в архив;

7) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.

10. В соответствии с возложенными на него задачами ответственный за архив осуществляет следующие функции:

1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности министерства, в соответствии с утвержденным графиком и несет ответственность за их сохранность;

2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в министерстве;

3) систематизирует документы, поступающие на хранение, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности министерства;

4) совместно с сотрудниками структурных подразделений министерства, в том числе ответственными за ведение делопроизводства, сбор и подготовку к своевременной передаче на государственное хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности министерства в соответствующих структурных подразделениях министерства (далее - гражданские служащие, ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении министерства), контролирует сохранность и правильность оформления дел в управлениях и отделах министерства, принимает участие в составлении номенклатуры дел и проверяет правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

5) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организует проверку наличия и состояния дел в архиве;